Hotel Revenue Management: Mit datenbasierten Strategien Erträge gezielt steigern

Untersuchungen von Les Roches Global Hospitality Education zeigen: KI-gestütztes Revenue Management hat bei großen Hotelgruppen die Average Daily Rate (ADR) um 14 % gesteigert und den Revenue Generation Index (RGI) messbar verbessert. Das macht deutlich, wie viel Potenzial in Ihren Revenue Management Prozessen steckt, um die Erträge Ihres Hotels auch bei stetig steigenden Kosten stabil zu halten.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen:

• Die wichtigsten Kennzahlen für Revenue Management im Hotel
• Die zentralen Schwerpunkte für stabile Erträge
• Wie Sie Umsatzpotenziale im Hotel besser ausschöpfen
• 5 einfache Strategien für mehr Ertrag im Hotel
• Wie das richtige Hotel RMS Ihr Team entlastet und Ergebnisse verbessert

Hotel Revenue Management heißt im Kern, das richtige Zimmer an die Zielgruppe zum besten Preis und über den passenden Vertriebskanal zu verkaufen. In den letzten Jahren hat sich der Ansatz jedoch stark weiterentwickelt. Heute stehen Ihnen deutlich mehr Daten zur Verfügung, um fundierte Entscheidungen zu treffen und die Erträge Ihres Hotels zu steigern.

Im Revenue Management gibt es 4 entscheidende KPIs (Key Performance Indicators bzw. Leistungskennzahlen), die Hoteliers im Blick haben sollten:

• Die ADR (Average Daily Rate) zeigt Ihnen den durchschnittlichen Tagespreis pro verkauftem Zimmer. Steigt die ADR, ist das grundsätzlich positiv, solange sich das nicht negativ auf Ihre Auslastung auswirkt.
• Der RevPAR (Revenue per Available Room) multipliziert Ihre Auslastung mit der ADR. Er zeigt, wie viel Umsatz Sie pro verfügbarem Zimmer erzielen, unabhängig davon, ob es belegt ist oder nicht.
• Die Auslastung (Occupancy Rate) zeigt den Anteil der verfügbaren Zimmer, die in einem bestimmten Zeitraum verkauft waren. Eine hohe Auslastung ist dabei nicht automatisch die beste Lösung: Wenn alle Zimmer nur zu stark reduzierten Preisen belegt sind, kann das Ihre ADR und Ihren RevPAR beeinträchtigen.
• TRevPAR (Total Revenue per Available Room) bezieht sich auf den Gesamtumsatz pro verfügbarem Zimmer. Diese Kennzahl umfasst die Einnahmen aus allen Bereichen Ihres Hotels, wie F&B, Wellness, Parkplätze und Events. Der TRevPAR vermittelt den umfassendsten Überblick über die Gesamtleistung Ihres Hotels.
   

Hotel Revenue Management bietet Ihnen im Tagesgeschäft verschiedene Ansatzpunkte, um Ihre Erträge stabil zu halten. Entscheidend ist, zu wissen, worauf es wann ankommt. Die folgenden 5 Schwerpunkte zeigen Ihnen, wo Revenue Management in Ihrem Hotel zum Tragen kommt:

1. Was sollten Hoteliers im Blick behalten, um ihre Forecasts zu verbessern?

Veranstaltungen in Ihrer Region sind wichtige Hebel, um sich ohne großen Mehraufwand wertvolle Umsatzpotenziale zu sichern. Steht eine große Konferenz an oder zieht ein Festival in der Nähe regelmäßig viele Gäste an, können Sie Ihre Preisstrategie flexibel anpassen. Wenn Sie das Buchungsverhalten für Ihr Hotel kennen und wissen, wie weit im Voraus Gäste in der Regel buchen, können Sie Ihre Forecasts gezielt aufsetzen.

2. Jede Nachfragespitze ist eine Chance für mehr Umsatz

Die dynamische Preisgestaltung gehört zu den effektivsten Komponenten im Revenue Management. Wenn Sie Ihre Raten flexibel an die aktuelle Nachfrage, lokale Events und das Buchungsverhalten anpassen, verschenken Sie in Hochphasen keinen Umsatz. Gleichzeitig verhindern Sie, dass Ihr Hotel in ruhigeren Zeiten zu teuer am Markt platziert ist.

3. Steuern Sie Ihre Buchungen strategisch

Nicht jede Buchung ist ein Gewinn für Ihr Hotel. Eine rabattierte Buchung für 2 Nächte bringt zwar schnellen Umsatz. Wenn sie Ihnen jedoch den Kalender für einen längeren, lukrativeren Aufenthalt blockiert, macht Sie unter dem Strich Verlust. Durch eine gezielte Steuerung der Mindestaufenthaltsdauer (Length of Stay) kontrollieren Sie aktiv, welche Buchungen zu Ihrer Auslastung passen, und managen Ihr Hotel nicht mehr nur über den Preis.

4. Warum sich der Fokus auf Direktbuchungen auszahlt

Nicht jeder Buchungskanal ist gleich profitabel. Wenn Sie ein Zimmer für 150 € direkt verkaufen, bleibt Ihnen deutlich mehr Gewinn, als wenn Sie für den gleichen Verkauf hohe OTA-Provisionen zahlen. Zu wissen, welche Kanäle die beste Rendite erzielen, und Gäste aktiv in Richtung der profitabelsten Kanäle zu steuern, gehört zu den Kernaufgaben eines erfolgreichen Revenue Managements.

5. Warum unterschiedliche Gäste auch andere Preise erfordern

Ein Geschäftsreisender stellt völlig andere Ansprüche an seinen Hotelaufenthalt als ein Paar, das seinen Jahrestag feiert. Budgets und Buchungsfenster unterscheiden sich grundlegend und sie reagieren auch auf völlig andere Upgrade-Anreize. Genau hier setzt die Gästesegmentierung an. Wenn Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten und Budgets Ihrer Zielgruppen verstehen, steuern Sie Ihre Preise flexibel und zielgerichtet. So schöpfen Sie wertvolle Ertragspotenziale aus, anstatt durch pauschale Preise Umsatz zu verschenken. 

Wenn Sie Preise manuell aktualisieren und Daten mühsam aus verschiedenen Systemen zusammensuchen, kostet das wertvolle Zeit. Das macht das Revenue Management weitaus komplizierter, als es eigentlich sein müsste. 

Unser aktueller KI-Report zeigt: Hoteliers nutzen im Schnitt 4 bis 5 verschiedene Systeme parallel für ihren Betrieb. Das Ergebnis? 409 Stunden pro Jahr gehen allein für administrative Aufgaben verloren. 

Hier liegt Ihre Chance: Wenn Sie alle Umsatzpotenziale zentral an einem Ort im Blick haben, treffen Sie fundierte Entscheidungen auf Basis Ihrer eigenen Buchungsdaten. Unangenehme Überraschungen durch nicht vernetzte Systeme gehören damit der Vergangenheit an. 

Eine weitere Herausforderung für viele Hotelbetriebe ist die Abhängigkeit von OTAs. Laut Travel Distribution News liegen OTA-Provisionen häufig zwischen 15 und 25 %. Ein konkretes Rechenbeispiel verdeutlicht die Dimensionen: Erwirtschaftet ein Hotel 3 Millionen Euro Zimmerumsatz, fließen jährlich zwischen 450.000 und 750.000 Euro an die OTA-Buchungsportale. Das schmälert Ihren Gewinn deutlich. Wenn Sie diese Abhängigkeit durch kosteneffizientes Direktmarketing senken, bleibt deutlich mehr Umsatz in Ihrem Hotel. 

1. Den Gesamtumsatz Ihres Hotels im Blick behalten

Der Zimmerverkauf macht einen Großteil des Umsatzes aus. Doch auch andere Bereiche wie F&B, Parkplätze, Events oder Wellness-Angebote bieten viel Potenzial. Es lohnt sich daher, die Preisstrategie immer auf Basis konsolidierter Daten statt isolierter Berichte der einzelnen Abteilungen auszurichten. Ein ruhiger Wochentag mag zwar den Zimmerumsatz schmälern. Blicken Sie jedoch aufs Ganze: Gut gebuchte Konferenzen oder Gäste, die nur für Ihr Wellness-Angebot vorbeikommen, relativieren dieses Bild oft schnell.

2. Schluss mit Festpreisen: Warum nachfrageorientierte Preisgestaltung mehr Ertrag bringt

Saisonübergreifend feste Preise zu nutzen, kostet Ertragspotenzial, das besonders in ruhigeren Phasen ungenutzt bleibt. Das zeigt das Beispiel des Drey Hotels in Dallas: Mit einer nachfrageorientierten Preisgestaltung erzielte das Hotel eine durchschnittliche Auslastung von 80 % (YTD) bei einem Wachstum von 19,7 %.  

3. Direktbuchungen stärken und OTA-Provisionen reduzieren

Je mehr Gäste direkt bei Ihnen buchen, desto weniger Provision geben Sie an OTAs ab. Direktbuchungen ermöglichen Ihnen, die Gästebindung selbst zu steuern, zum Beispiel über Pre-Arrival-Upselling oder Treueprogramme. Mit einer integrierten Booking Engine und einer gut durchdachten E-Mail-Marketingkampagne können Sie diese Gäste gezielt ansprechen und für Wiederbuchungen gewinnen. OTAs bleiben dennoch ein sinnvoller Bestandteil Ihres Vertriebsmix. Insbesondere um neue Gäste zu gewinnen und in ruhigeren Phasen Buchungslücken zu füllen. Dennoch: Je mehr Buchungen direkt bei Ihnen eingehen, desto mehr Ertrag bleibt in Ihrem Haus.

4. Nutzen Sie Ihre Buchungshistorie für bessere Forecasts

Wenn Sie die Buchungen der letzten 12 Monate auswerten, können Sie erkennen, welche Tage zuerst ausgebucht sind, wie lang die Vorlaufzeit zwischen Buchung und Anreise im Schnitt ist und in welchen Wochen Ihre Stornierungsrate ansteigt. Werden manche Tage bereits 6 Wochen im Voraus gebucht, während andere noch leer bleiben, ist das ein klarer Hinweis, Ihre Preisstrategie nachzuschärfen. Genau solche Muster geben Ihnen einen guten Ansatzpunkt, Preise und Verfügbarkeit rechtzeitig vor der nächsten Saison anzupassen, statt erst im Nachhinein zu reagieren.

5. Strategisches Pricing: Preisimpulse gezielt an passende Gäste ausspielen

Wenn Ihr Direktvertrieb schwach läuft, ist das häufig eher eine Frage von Sichtbarkeit und Timing als von Preisniveau. Eine gezielte E-Mail an frühere Gäste 8 Wochen vor einer nachfragestarken Phase kostet fast nichts und konvertiert eher, weil diese Gäste Ihnen bereits vertrauen. Bieten Sie im Direktvertrieb einen attraktiveren Preis an als auf den OTA-Plattformen. Geben Sie dabei einen Teil der gesparten Provision als Preisvorteil an Ihre Gäste weiter. So bleibt der Mehrertrag direkt in Ihrem Haus und Sie schaffen eine bessere Ausgangslage für Wiederbuchungen und langfristige Gästebindung.

Moderne Hotel RMS Tools lassen sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren. Sie reduzieren manuelle Fehler, entlasten Ihr Team und helfen Ihnen dabei, Preisentscheidungen auf Basis von Nachfrage und Zielgruppe zu treffen. Eine Case Study von Les Roches Global Hospitality Education zum Roll-out von KI-gestützter Revenue Management Software bei Accor mit mehr als 5.000 Hotels zeigt den Performance-Effekt solcher Systeme: Berichtet wurden dabei unter anderem ein Anstieg der ADR um bis zu 14 % und des RGI um 9,5 %.

Das richtige Hotel RMS macht Ihre Preissteuerung und Ihr Reporting spürbar einfacher: Es tauscht Daten in Echtzeit mit Ihrem Hotel PMS, Ihrer Booking Engine und Ihrem Channel Manager aus. So bleibt Ihre Preisstrategie konsistent und Ihr Reporting basiert auf aktuellen Daten.

Es gibt einige Mythen rund um die Implementierung eines RMS. Wir zeigen Ihnen, warum Sie diese ignorieren sollten.

Ist Revenue Management wirklich nur etwas für große Hotelketten?

Unabhängige Hotels profitieren genauso von einem klaren Revenue-Prozess für Preisgestaltung und Channel Management. Während eine große Hotelkette Fehlentscheidungen beim Pricing eher ausgleichen kann, ist der Spielraum in einem unabhängigen Haus mit 30 oder 40 Zimmern deutlich kleiner.

Für den Anfang brauchen Sie keinen eigenen Revenue Manager, sondern vor allem aussagekräftige Daten und einen klaren Prozess. Viele unabhängige Hotels arbeiten erfolgreich mit bereits vorliegenden Systemen: einem einfachen RMS, einem zuverlässigen Channel Manager und einer konsequenten wöchentlichen Auswertung der Buchungsentwicklung.

Sollten Hotels ihre Preise immer senken, um leere Zimmer zu belegen?

Ein leeres Zimmer bringt keinen Ertrag, deshalb klingt es zunächst naheliegend, es um jeden Preis zu belegen. Wer jedoch zu stark rabattiert, schwächt seine Preisstrategie und setzt bei wiederkehrenden Gästen eine Erwartungshaltung, die sich später nur schwer korrigieren lässt. Gleichzeitig signalisiert das auch dem Markt und den OTAs, dass Ihre Preise niedriger sind, als sie sein müssten. Sinnvoller ist es, andere Ansätze zu nutzen, um die Zimmer zu belegen: zum Beispiel mit Mindestaufenthalten oder Upselling-Angeboten, die zusätzlichen Wert schaffen, ohne den Preis deutlich zu senken.

Revenue Management ist kein einmaliges Projekt, das man nach der Einführung abhakt. Vielmehr ist es eine strategische Prozessumstellung, die Sie spürbar von manuellen Arbeitsaufwänden entlastet. Hoteliers, die hier besonders erfolgreich sind, machen oft gar nichts völlig anders. Sie gehen das Thema lediglich konsequenter an: Sie prüfen die Buchungsgeschwindigkeit häufiger und passen Ihre Preise flexibel an. Vor allem kennen sie ihre Kennzahlen so genau, dass sie jederzeit strategisch fundierte Entscheidungen treffen können.

Access Hospitality unterstützt Sie dabei mit einer integrierten Plattform für Hotel PMS, RMS, Booking Engine, Zahlungsabwicklung und Vertrieb. Ihr Hotelmanagement wird dadurch spürbar effizienter und Sie können Ertragschancen konsequent nutzen. Das bedeutet für Sie: Sie verbessern Ihren RevPAR aktiv, reduzieren die Abhängigkeit von OTAs und treffen schneller fundierte Entscheidungen.