Hotel Cybersecurity: 7 einfache Maßnahmen, die Ihr Hotel umgehend sicherer machen

• Warum Cyberkriminelle es gezielt auf Ihr Hotel PMS abgesehen haben 
• Betrifft die NIS-2-Richtlinie auch kleine und mittelgroße Hotels? 
• 7 einfache Schritte für maximale Datensicherheit 
• So schützen Sie mit Cybersecurity Ihr Hotel, ohne den Aufwand zu erhöhen 

Im Hotelalltag laufen viele Prozesse gleichzeitig und bei Daten und Sicherheit kommt es auf jedes Detail an. Dazu gehören Gästeprofile, Zahlungsdaten, Passkopien und digitale Zugangsdaten der Mitarbeitenden, die Hotels sicher aufbewahren müssen. Genau hier setzen Cyberkriminelle an, wie Nicola Longfield, General Manager bei Access Hospitality, in ihrem Beitrag für Hospitality Net betont: 

„Cyberkriminelle greifen gezielt Property-Management-Systeme (PMS), E-Mail-Systeme und Buchungskanäle von Hotels an. Gelingt ihnen der Zugriff über gestohlene Zugangsdaten, können sie gefälschte Buchungsbestätigungen oder Phishing-E-Mails an Ihre Gäste schicken. Das schadet dem Vertrauen und legt sensible Gästedaten offen.“

Genau das macht Hotels besonders angreifbar, da Bedrohungen oft unbemerkt eindringen können. Mit den richtigen Prozessen und wenigen gezielten Anpassungen können Sie dieses Risiko jedoch deutlich reduzieren und Ihre Systeme. 

Das neue Gesetz richtet sich vor allem an Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden oder 10 Mio. Euro Jahresumsatz. Doch auch kleinere Hotels können indirekt betroffen sein, wenn sie auf große IT-Dienstleister setzen, die selbst unter die NIS-2 fallen. Und mit dieser Richtlinie kommt es zu allgemein höheren Erwartungen an die IT-Sicherheit. Wie Sie diesen Erwartungen mit wenig Aufwand entgegenkommen und Ihr Hotel vor Cyberbedrohungen schützen können, zeigen Ihnen die folgenden 7 Schritte. 

1. Weisen Sie jedem Teammitglied einen eigenen Login zu

Individuelle Zugangsdaten sind eine einfache, aber wirkungsvolle Methode, um die Sicherheit in Ihren Teams zu verbessern. Teilen sich hingegen mehrere Personen einen Login, verlieren sie schnell den Überblick, wer welche Gästedaten eingesehen oder eine Rechnung bearbeitet hat. Im Ernstfall können Sie dann kaum nachvollziehen, wer für eine falsche Eingabe oder gar das Risiko für ein Datenleck verantwortlich war. 

Individuelle Logins pro Teammitglied helfen Ihnen dabei:

• jede Aktion genau einem Teammitglied zuzuordnen. 
• Konten sicher zu verwalten, auch wenn jemand das Team verlässt. 
• Zugriffsrechte gezielt an die jeweilige Rolle anzupassen.

Zusätzlich empfehlen wir den Umstieg auf phishing-resistente Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) oder Passkeys. Diese machen es Cyberkriminellen nahezu unmöglich, sich Zugriff auf Ihre Daten zu verschaffen. Diego Baldini, CISO bei The Access Group, erklärt:   

„Passkeys bieten einen deutlich höheren Schutz als herkömmliche Passwörter. Da weder ein Passwort noch ein Einmalcode eingegeben werden muss, gibt es nichts, was Mitarbeitende versehentlich über Phishing-Mails, Chat oder am Telefon preisgeben könnten. Der geheime Teil des Schlüssels verlässt niemals Ihr Gerät. Selbst wenn Hacker Ihren Bildschirm sehen, können sie ihn nicht kopieren.“  

Diese einfache Umstellung erschwert Cyberkriminellen den Zugriff auf Ihre Systeme erheblich. Und gibt Ihnen die Gewissheit, dass Ihre Daten wirklich sicher sind.

 2. Starke Passwörter nutzen und regelmäßig ändern

Niemand lässt seine Haustür bewusst offenstehen, damit jeder einfach hereinkommen kann. Doch schwache, leicht zu erratende Passwörter haben denselben Effekt auf Ihre digitalen Systeme. Sie zählen zu den häufigsten Einfallstoren für Cyberkriminelle, und das lässt sich mit wenig Aufwand beheben. Passwörter sollten lang, einprägsam und einzigartig sein. Vermeiden Sie es jedoch, sie für verschiedene Systeme oder Konten wiederzuverwenden. Mit diesen Tipps halten Sie Ihre Passwörter aktuell und sicher: 

• Richten Sie automatisierte Erinnerungen für Ihre Mitarbeitenden ein, damit diese ihre Passwörter alle 3 Monate aktualisieren. 
• Verzichten Sie auf gemeinsam genutzte Notizbücher oder Passwort-Tabellen auf den Festplatten Ihrer Mitarbeitenden.  
• Legen Sie Mindeststandards für die Länge und Komplexität von Passwörtern fest, insbesondere für den Zugriff auf das PMS.

So können Ihnen integrierte Technologielösungen helfen: 

Wir arbeiten in einem zunehmend KI-gestützten Umfeld, und genau das lässt sich für Ihre IT-Sicherheit nutzen. Über smarte Integrationen können Sie Logins und Passwörter zentral an einem Ort verwalten. Das heißt für Sie: Keine manuellen Aktualisierungen oder Rätselraten mehr, sondern optimierte Sicherheitsprozesse, die dafür sorgen, dass jeder seiner Verantwortung nachkommt und alle auf dem gleichen Stand sind.

3. Halten Sie Ihre Hotelsysteme auf dem neuesten Stand 

Eines der größten Risiken für Ihr Hotel sind veraltete Systeme. Cyberkriminelle wissen oft schon vor ihrem Angriff, ob Ihre Software Schwachstellen aufweist, insbesondere wenn diese älter ist. Einige Hoteliers scheuen Updates, weil sie komplexe Betriebsabläufe über mehrere Standorte hinweg nicht unterbrechen und kostspielige Ausfallzeiten vermeiden wollen. 

Gut zu wissen: Cloudbasierte Systeme übernehmen Updates automatisiert im Hintergrund, ohne Ihren Hotelbetrieb zu unterbrechen. Mit der passenden Hotelsoftware stellen Sie sicher, dass Ihre Teams stets die aktuellste und sicherste Version nutzen, ganz ohne zusätzlichen Aufwand für Sie. Diego Baldini empfiehlt: 

„Setzen Sie auf renommierte Antiviren-Software, Malware-Schutz und Firewalls, um schädliche Aktivitäten frühzeitig zu erkennen und zu blockieren. Führen Sie zudem regelmäßig Backups Ihrer geschäftskritischen Daten durch und testen Sie auch Wiederherstellungsverfahren. Sollten Ihre Systeme doch einmal kompromittiert werden, können Sie mit diesen Backups schnell wieder den Normalbetrieb aufnehmen.“ 

4. Schulen Sie Ihre Teams darin, verdächtige Cyberaktivitäten zu erkennen 

Die Sicherheit Ihrer Systeme steht und fällt nicht nur mit guter Software, sondern auch mit einem wachsamen Team. Wenn Mitarbeitende Risiken nicht kennen oder Warnsignale übersehen, wird es schnell kritisch. Die meisten Cyberangriffe entstehen durch menschliche Fehler; die Österreichische Hotelvereinigung (ÖHV) weist darauf hin, dass Phishing eines der größten Einfallstore für Angriffe in Hotels ist.  

Schulungen zahlen sich daher aus und müssen weder aufwendig noch zeitintensiv sein. Es reichen klare Schwerpunkte:

• Phishing-Mails erkennen: Unbekannte Absender, dringliche Formulierungen oder unbekannte Anhänge sind oft ein Warnsignal.
• Ungewöhnliches Systemverhalten melden: Achten Sie auf unerwartete Pop-ups, Fehlermeldungen oder Login-Probleme.
• Physische Geräte prüfen: Verwenden Sie keine unbekannten USB-Sticks oder Ladegeräte von Gästen.
• Die richtigen Abläufe kennen: Jeder im Team sollte wissen, an wen er sich wenden kann und was im Verdachtsfall zu tun ist.

Gerade bei hoher Personalfluktuation in Saison- oder Stoßzeiten lohnt es sich, Sicherheitsschulungen fest im Onboarding zu verankern und für das bestehende Team regelmäßig aufzufrischen. Diego Baldini rät: 

„Schulen Sie alle Mitarbeitenden darin, verdächtige E-Mails zu erkennen. Weisen Sie Ihr Team darauf hin, auf unbekannte Absenderadressen, auffällig dringliche Formulierungen, unerwartete Anhänge oder Aufforderungen zur Weitergabe von Zugangsdaten zu achten.“ 

5. Schützen Sie Ihre Zahlungsprozesse

Ob Online-Buchungen, Restaurantrechnungen oder Paketangebote: Im Hotelalltag gibt es viele Situationen, in denen Zahlungen verarbeitet werden müssen. Genau das macht den Bereich besonders sensibel. Denn mit jeder Zahlung steigt auch das Risiko eines Angriffs. Jan Hejny, CEO bei HotelTime, erklärt im Beitrag von Nicola Longfield auf Hospitality Net: 

„Betrüger geben sich immer häufiger als vertrauenswürdige Marken aus, zum Beispiel als Hotels, Buchungsplattformen oder Technologieanbieter, und ahmen dabei echte Zahlungs- oder Buchungssituationen nach.“

So sorgen Sie für sichere Zahlungen:

• Kartendaten niemals schriftlich notieren, auch nicht mit der Absicht, sie später zu entsorgen.
• Kartennummer nicht in Papierakten oder ungesicherten Ordnern ablegen.
• Integrierte Zahlungssysteme einsetzen, die Zahlungen von Gästen automatisch tokenisieren und sicher übertragen.
• Manuelle Kartenerfassung möglichst ganz vermeiden.

Wie ein integriertes Hotel PMS ihre Zahlungsabläufe optimieren kann: 

Ein vernetztes Hotel PMS sorgt mit integrierten Zahlungsmethoden dafür, dass Ihre Zahlungsprozesse digital, sicher und nachvollziehbar ablaufen. So schützen Sie Ihre Gäste und Mitarbeitenden. Gleichzeitig gewährleistet es schnelle und unkomplizierte Transaktionen.  

6. Setzen Sie auf einen sicheren digitalen Check-in, um manuelle Datenerfassung zu reduzieren

Solange Check-ins noch manuell laufen, bleibt ein gewisses Risiko für Ihre Gästedaten bestehen. Passkopien, gedruckte Meldescheine und andere sensible Unterlagen können so leichter in falsche Hände geraten.

Darum ist der digitale Check-in der bessere Weg: 

Digitale Check-ins senken das Risiko von Daten- und DSGVO-Verstößen, weil Gästeinformationen sicher auf cloudbasierten Servern gespeichert werden und Ihr Team bei Bedarf sofort darauf zugreifen kann. Gleichzeitig reduziert die Digitalisierung Ihres Check-in-Prozesses nicht nur das Cyberrisiko, sondern auch:

• Warteschlangen an der Rezeption  
• Eingabefehler durch Mitarbeitende  
• Die Offenlegung persönlicher Dokumente 
• Papierunterlagen, die verlegt werden oder von Unbefugten eingesehen werden können

Mit diesen Maßnahmen schaffen Sie ein sicheres und reibungsloses Gästeerlebnis, während zuverlässige Systeme im Hintergrund die Daten schützen.

7. Gästedaten sicher speichern und löschen, sobald sie nicht mehr benötigt werden

Im Hotelalltag bleibt oft wenig Zeit für administrative Aufgaben, und gerade das regelmäßige Löschen alter Gästedaten kann schon einmal in Vergessenheit geraten. Auf vielen Servern lagern deshalb archivierte Reisepasskopien, veraltete Gästepräferenzen, Buchungsbestätigungen oder Zahlungsautorisierungen aus früheren Aufenthalten, die längst nicht mehr gebraucht werden. 

Um die DSGVO-Vorgaben einzuhalten und Ihre Gäste zu schützen, ganz gleich, ob es sich um Stammgäste handelt oder neue, sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Speichern Sie nur das, was für betriebliche oder rechtliche Zwecke erforderlich ist. 
• Löschen Sie Daten regelmäßig, insbesondere nach Abschluss eines Aufenthalts. 
• Schränken Sie den Zugriff ein, sodass nur autorisierte Personen sensible Informationen einsehen können. 
• Keine gemeinsam genutzten E-Mail-Postfächer für Reisepasskopien oder Zahlungsdaten verwenden.

Wie integrierte Hoteltechnologie zum Schutz von Gästedaten beitragen kann:

Ein in Ihr PMS integriertes Hotel-CRM erleichtert den Umgang mit Gästeinformationen: Durch sichere Datenspeicherung und rollenbasierte Zugriffsrechte bleiben Gästeprofile stets aktuell und geschützt. 

In diesem Artikel haben wir Ihnen 7 praktische Maßnahmen vorgestellt, mit denen Sie Cyberangriffe wirksam abwehren und Ihre Abläufe gleichzeitig sicherer gestalten. Unterstützt mit Wissen aus der Hospitality-Branche, damit Sie direkt handeln können. Wie Sie erfahren haben, geht es dabei nicht um mehr Aufwand, sondern darum, die wirksamsten Hebel zu kennen. Schon wenige gezielte Anpassungen schließen die größten Sicherheitslücken zuverlässig. Haben Sie diese Basis geschaffen, sorgt die passende Hotelsoftware dafür, dass Ihre Sicherheit nachhaltig auf einem hohen Niveau bleibt.

Bei Access Hospitality unterstützen wir Hoteliers dabei, ihr Unternehmen mit sicheren und cloudbasierten Systemen widerstandsfähiger zu machen. So schützen Sie Ihre Daten und arbeiten gleichzeitig effizienter. KI-gestützte Tools sorgen zusätzlich für reibungslose Abläufe und verbessern die Guest Journey, von der Buchungsverwaltung bis zum schnellen, unkomplizierten Check-in. Mit der richtigen Technologie sind Sie der Cyberkriminalität einen Schritt voraus und tragen dazu bei, die digitale Hotelbranche sicherer zu machen.