5 Herausforderungen für die Hotellerie und wie Sie ihnen wirksam begegnen

Diese Zahlen allein lassen aber noch einen wichtigen Teil der Geschichte aus. Hotels, die sich aktuell behaupten, kürzen nicht wahllos Budgets. Sie denken ihre Abläufe bewusst neu und treffen fundierte Entscheidungen bei Personal, Gästen und Technologie. Wie sie dabei vorgehen? Das zeigen wir Ihnen in diesem Artikel mit konkreten Schritten, die sich in der Branche bewährt haben.

In diesem Artikel erfahren Sie: 

Die aktuelle Lage der Hotelbranche im Überblick  

1. Steigende Kosten belasten die Marge: Was jetzt hilft  

2. Warum es schwerer ist, Mitarbeitende zu halten als einzustellen, und wie es trotzdem gelingt  

3. Gästeerwartungen sind höher denn je: So punkten Sie  

4. Hotel Cybersecurity: Wie Sie der wachsenden Herausforderung wirksam begegnen  

5. Getrennte Systeme kosten Zeit: Wie KI Ihre Technologie sinnvoll verbindet  

Die Herausforderungen für die Hotellerie sind real: So meistern Sie sie mit den passenden Lösungen

Vieles im Hotelbetrieb kostet heute deutlich mehr, als noch vor wenigen Jahren zu erwarten war. Die größte Belastung bleiben die Personalkosten: Der Mindestlohn stieg in Deutschland im Januar 2026 auf 13,90 Euro pro Stunde, 2027 folgt der nächste Schritt auf 14,60 Euro. Destatis zufolge lag der Anteil der Niedriglohnbeschäftigten im Gastgewerbe 2025 bei 51% und damit höher als in jeder anderen Branche. Hinzu kommen Energiekosten, Betriebskosten und Wareneinsatz (F&B), die zusammen eine erhebliche Belastung darstellen. Hier sind die 5 größten Herausforderungen, die wir aktuell am häufigsten in der Hotelbranche beobachten, und die passenden Lösungsansätze dazu.

Der Druck auf die Gewinnmarge ist für viele Hotels derzeit deutlich zu spüren. Laut aktuellem DEHOGA-Zahlenspiegel verzeichnete das Gastgewerbe im ersten Quartal 2026 einen realen Umsatzrückgang von 5,1 % gegenüber dem Vorjahresquartal, verglichen mit 2019 liegt das Minus sogar bei 19,7 %. Gleichzeitig steigen die Kosten bei Energie, Waren und Personal. Das macht es schwer, den Überblick zu behalten, bis die Belastung im eigenen Betrieb schon deutlich zu spüren ist.

„Nach einem Kostenschock in Höhe von 3,4 Milliarden Pfund haben wir 84.000 Arbeitsplätze verloren; die Branche trifft es damit härter als die restliche Wirtschaft. Beliebte Adressen schließen, und die Innenstädte verlieren die Lebendigkeit, die sie brauchen.“ 

Dieses Zitat stammt aus einem offenen Brief an die britische Regierung, verfasst von unserer Geschäftsführerin Champa Magesh, und wurde von Hunderten Betrieben aus dem Gastgewerbe unterschrieben. Uns ist bewusst, dass der Kostenschock nicht das Einzige ist, worüber wir uns derzeit Gedanken machen müssen. Es ist der zusätzliche Druck, der bei jeder Gehaltsabrechnung, jeder Lieferantenrechnung und jeder Betriebskostenabrechnung entsteht. 

So bringen Sie Ihre Kosten wieder unter Kontrolle

• Behalten Sie Ihren Gross Operating Profit (GOP) und Ihren RevPAR gemeinsam im Blick, denn genau hier zeigt sich, wo Umsatz verloren geht. So erkennen Sie, ob Ihr Gewinn dort entsteht, wo er entstehen sollte. Legen Sie am besten eine gemeinsame Tabelle an, in der auch andere Teams mitarbeiten können. So erhalten Sie den vollständigen Überblick über Ihre Umsatzentwicklung.  
• Optimieren Sie Ihre Dienstpläne so, dass nicht einzelne Mitarbeitende deutlich mehr Überstunden leisten als andere. Wenige Stunden pro Woche summieren sich schnell und fallen oft erst auf, wenn die Gehaltsabrechnung kommt. Wer Dienstpläne frühzeitig aufstellt, behält die Kosten im Blick und stellt sicher, dass die Servicequalität für die Gäste immer an erster Stelle steht. 
• Gerade Betriebe in Deutschland sollten nicht erst auf die nächste Erhöhung warten, sondern jetzt handeln: Zum 1. Januar 2027 erhöht sich der gesetzliche Mindestlohn auf 14,60 Euro. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Lieferantenverträge zu prüfen, unnötige Kosten im Betrieb aufzudecken und Renovierungsvorhaben kritisch zu hinterfragen. Auf die Lohngesetzgebung haben Sie keinen Einfluss, auf Ihre Ausgaben davor aber sehr wohl.

Viele junge Menschen sammeln ihre erste echte Berufserfahrung in unserer Branche. Allein in Deutschland sind laut Destatis rund 1,5 Millionen Erwerbstätige in Hotels und Restaurants tätig, das unterstreicht die enorme Bedeutung des Gastgewerbes als Arbeitgeber im Land. Diese Generation erwartet vernetzte Arbeitsabläufe, wie sie es mit Tools im privaten Alltag gewohnt ist. Laut Eurostat nutzten 2025 bereits 64 % der 16- bis 24-Jährigen in der EU generative KI. Entsprechend schnell fällt jede Lücke zwischen Erwartung und Realität auf. Langsame oder umständliche Systeme, schlechte Kommunikation bei Dienstplänen und Unzufriedenheit beim Gehalt zählen weiterhin zu den häufigsten Gründen, warum gute Leute gehen. Und ist Ihr Team unzufrieden, spüren das auch Ihre Gäste. 

Wie halten Sie gute Leute in Ihrem Hotel?

• Die ersten Wochen entscheiden oft, ob neue Mitarbeitende bleiben. Bieten Sie ein gut strukturiertes Onboarding, in dem Schichten und Erwartungen besprochen werden und ebenso, wen sie bei Fragen ansprechen können. Halten Sie das ruhig unkompliziert, so fühlen sich die neuen Kolleginnen und Kollegen von Anfang an willkommen und motivierter. 
• Mobile-First-Trainings spielen dabei eine größere Rolle, als Sie vielleicht denken. Digitale und mobil zugängliche Trainingstools ermöglichen es neuen Teammitgliedern, Pflichtschulungen flexibel und in ihrem eigenen Tempo abzuschließen, statt unter starrem Zeitdruck. So erhält Ihr Team mehr Flexibilität, und Ihre Mitarbeitenden können sich im praxisorientierten Training besser konzentrieren. 
• Veröffentlichen Sie Dienstpläne frühzeitig, auch mit Blick auf mögliche Änderungen. Kurzfristige Anpassungen zählen zu den häufigsten Gründen, warum Mitarbeitende der Hotellerie den Rücken kehren, weil sich ihr Alltag dadurch kaum planen lässt. Wenn Sie vorausschauend planen, anstatt alles auf die letzte Minute zu schieben, zeigen Sie, dass Sie die Zeit Ihres Teams wertschätzen.
• Es reicht nicht, jemandem zu sagen, dass er sich in seiner Rolle weiterentwickeln kann. Zeigen Sie ein konkretes Beispiel für Aufstieg, etwa jemanden, der am Empfang angefangen hat und heute General Manager ist. Ein klarer Karriereweg mit realistischem Zeitrahmen gibt Menschen genau dann einen guten Grund zu bleiben, wenn sie eigentlich schon ans Gehen denken.

Gäste haben heute mehr Auswahl als je zuvor, und das beeinflusst ihr Verhalten deutlich. Vergleichsportale und KI-gestützte Buchungstools erlauben es ihnen, bereits bei der Suche genau zu filtern, was sie wollen. Damit hat sich auch das Suchverhalten grundlegend gewandelt: Gäste erwarten inzwischen, Sie zu finden, bevor sie überhaupt eine klassische Buchungsseite öffnen. Wie unsere eigene KI-Hotelbuchungs-Masterclass zeigt, verzeichnet allein ChatGPT rund 5,5 Milliarden Besuche pro Monat, ein deutlicher Hinweis darauf, dass KI-Suche zunehmend zur Norm wird.

Gäste erwarten heute nicht nur schnelle Online-Ergebnisse, sie wollen sich auch persönlich angesprochen fühlen. Unser Loyalty-Report zeigt: Personalisierte Inhalte gehören zu den Top-Präferenzen jüngerer Gäste. 82 % geben zudem an, dass sie eher einen Aufenthalt buchen würden, wenn sie zuvor ein passendes Angebot per E-Mail erhalten. Technical Product Manager Robert Ventura von Access Hospitality erklärt: 

„Guest Engagement bedeutet nicht nur, Nachrichten zu versenden. Es geht darum, echte Berührungspunkte zu schaffen, die Loyalität und wiederkehrende Buchungen stärken. Wer die Vorlieben eines Gastes schon vor der Anreise kennt, erfüllt nicht nur Erwartungen, sondern übertrifft sie.“

Wie Sie Gäste von Anfang an für sich gewinnen

• Sorgen Sie dafür, dass Gäste Sie finden, bevor die Entscheidung für eine Unterkunft überhaupt gefallen ist. Das bedeutet, in Marketingstrategien für Hotels wie Local SEO und Social Media zu investieren, um online sichtbarer zu sein. Gäste vergleichen ihre Optionen bereits, bevor sie überhaupt eine Buchungsseite öffnen. Wer in dieser frühen Phase nicht sichtbar ist, wird später kaum noch wahrgenommen. 
• Nutzen Sie die Gästedaten, die Ihnen bereits vorliegen. Ihr Hotel PMS und CRM liefern Ihnen bereits alle Informationen, die Sie brauchen, um Gästen passende Follow-up-E-Mails und Angebote zu schicken. Viele Hotels besitzen diese Daten längst, setzen sie aber nicht durchgängig ein.
• Nutzen Sie Ihr volles Upselling-Potenzial. Schauen Sie sich Bereiche Ihres Betriebs an, die sich gut vermarkten lassen, etwa lokale Events, Wellness-Pakete, Zimmer-Upgrades oder kulinarische Angebote. Gäste zeigen sich dafür offen, vor allem wenn der Zeitpunkt stimmt. Vielen Hotels ist gar nicht bewusst, wie viel Umsatz hier ungenutzt bleibt, und genau das lässt sich ausbauen, ganz ohne eine einzige zusätzliche Buchung.

Je mehr Ihr Hotel auf vernetzte Technologie setzt, desto wertvoller werden Ihre Systeme für Cyberkriminelle. Sie verwalten sensible Informationen wie Zahlungsdaten, Reisepassnummern, E-Mail-Adressen und Buchungshistorien, die bei schwacher Hotel Cybersecurity gefährdet sind. Diese Daten sind besonders wertvoll, vor allem, wenn Sie in Ihren Systemen wie PMS, Ihrer Booking Engine, POS und Gäste-WLAN gespeichert werden, denn genau hier können Cyberkriminelle mögliche Einfallstore finden.

So schützen Sie Ihren Hotelbetrieb vor Cyberkriminellen

• Setzen Sie zunächst auf einfache, aber wirkungsvolle Maßnahmen. Dazu gehören Antiviren-Software, Multi-Faktor-Authentifizierung, vertrauenswürdige Browser und starke Passwort-Richtlinien an jedem Anmeldepunkt, die helfen, die häufigsten Angriffsflächen für Cyberattacken zu blockieren. Geteilte Passwörter und veraltete Sicherheitssoftware öffnen Cyberkriminellen oft die Tür. Sobald die Cybersecurity-Grundlagen bestehen, sinkt das Risiko für den Verlust von Gästedaten jedoch erheblich. 
• Schulen Sie Ihre Teams darin, Phishing-E-Mails und gefälschte Rechnungen zu erkennen, die sonst leicht übersehen werden. Eine überzeugend gefälschte E-Mail, in der sich jemand als Lieferant oder Buchungsplattform ausgibt, geht in einer stressigen Schicht schnell unter. Kennen Ihre Teams die typischen Warnzeichen von Cyberkriminellen nicht, kann das für Ihren Hotelbetrieb teuer werden.
• Behalten Sie den Überblick, wo Ihre Gästedaten liegen und wer darauf zugreifen kann. Systemberechtigungen sollten Sie erst freigeben, wenn Ihre Mitarbeitenden die erforderliche Schulung durchlaufen haben, damit sensible Daten geschützt bleiben. Wenn jemand den Betrieb verlässt, entziehen Sie ihm noch am selben Tag den Zugriff.
• Halten Sie einen Notfallplan für Datenschutzverletzungen bereit, bevor Sie ihn brauchen. Sollte etwas schiefgehen, möchten Sie schließlich nicht unter Zeitdruck entscheiden müssen, wen Sie einschalten und was Sie Ihren Gästen mitteilen. Mit einem durchdachten Plan sind Sie auf den Ernstfall vorbereitet, ganz ohne zusätzlichen Stress im Nachgang.

Die meisten Hotels, mit denen wir sprechen, setzen mehrere Systeme parallel ein, damit der Betrieb läuft, doch viele dieser Systeme kommunizieren nicht miteinander. Das führt dazu, dass Teams Berichte händisch zusammenstellen und Zahlen suchen, statt sich um die Gäste zu kümmern. Laut unserem KI-Report wechseln Hotels im DACH-Raum zwischen 4 bis 5 verschiedenen Systemen und verschwenden dabei jährlich rund 409 Stunden. Nicola Longfield  

Chief Commercial Officer for Global Accommodation & Payments bei Access Hospitality, hat mit UKHospitality darüber gesprochen, wie Hoteliers mit dem gezielten Einsatz von Technologie ihren Vorsprung sichern: 

„Die Betreiber, die in den nächsten 3 bis 5 Jahren am besten aufgestellt sind, treffen ihre Technologieentscheidungen schon heute bewusst. Keine Panikentscheidungen, kein überstürzter Systemwechsel, sondern strategische Schritte, die sich an der Entwicklung der Branche orientieren.“ 

Hier zeigt sich der Wandel durch KI schon deutlich: Laut unserem KI-Report gehen 39% der Betriebe im Gastgewerbe davon aus, dass KI ihre Effizienz messbar verbessern kann. Sinnvoll ist es, KI nicht isoliert einzusetzen, sondern als verbindende Ebene zwischen Ihren Systemen, damit Ihre Daten wirklich für Sie arbeiten. Plattformen wie Access Evo übernehmen bereits diese KI-Ebene: Sie bieten Hoteliers eine zentrale, vernetzte Lösung, bei der jeder Schritt durch künstliche Intelligenz unterstützt wird. 

Wie Sie mit Hoteltechnologie einen Vorsprung gewinnen

• Dienstpläne, Erinnerungsmeldungen und Kommunikation mit den Gästen werden in den meisten Hotels noch manuell abgewickelt, das muss aber nicht sein. Identifizieren Sie den Prozess, der in Ihrem Haus am meisten Zeit kostet, und optimieren Sie diesen als Erstes mit den richtigen Abläufen.
• Setzen Sie auf KI-Plattformen, die Ihre Systeme miteinander verbinden, ohne die Kontrolle zu übernehmen. Ziel ist echte Vernetzung, bei der Ihre Systeme nahtlos zusammenarbeiten, statt „einfach nur mehr Technologie“. Für Ihr Hotel bedeutet das: Ihr Team gewinnt mehr Zeit, sich auf die Gäste zu konzentrieren, statt sich mit manuellen Aufgaben aufzuhalten.
• Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Systeme. Zwischen welchen Systemen wechselt Ihr Team am häufigsten und wo gehen dabei Daten verloren? Beheben Sie zuerst den größten Reibungspunkt.

Fakt ist: Diese Herausforderungen bleiben bestehen, ignorieren sollten Sie sie deshalb nicht. Schließlich setzen steigende Kosten, die Bindung von Mitarbeitenden, höhere Gästeerwartungen, Cybersecurity-Bedrohungen und isoliert arbeitende Systeme Ihren Betrieb gleichzeitig unter Druck. 

Die Hotels, die wir kennen und die aktuell gut aufgestellt sind, haben eines gemeinsam: Sie haben einen klaren Überblick darüber, wohin ihre Gewinne fließen. Sie investieren in ihre Teams und setzen auf Cybersecurity-Prozesse. Außerdem nutzen sie die passende Technologie, um betriebliche Abläufe zu vernetzen und so schneller fundierte Entscheidungen treffen zu können. Diese Klarheit macht am Ende den Unterschied zwischen wachsenden Betrieben und solchen, die zurückbleiben. 

Ganz gleich, ob Sie eine bestimmte Herausforderung angehen oder eine durchgängig vernetzte Plattform einführen möchten: Access Hospitality bietet die passenden Tools dafür. Mit Access Evo als verbindender KI-Ebene über alle Ihre Produkte hinweg führen Sie Teamorganisation, Gästedaten, Reporting und Vertriebskanäle an einem Ort zusammen. Damit entfällt die aufwendige Suche nach Zahlen, und Ihr Team hat mehr Zeit für Ihre Gäste.