Veraltete Hotelsoftware erkennen: 6 Warnsignale und was jetzt zu tun ist

Analysen von Access Hospitality zeigen, dass veraltete oder schlecht verknüpfte Systeme Hotels in der DACH-Region bis zu 51 Arbeitstage pro Mitarbeiter jährlich kosten und bis zu 21 Prozent der Betriebskosten binden. Das sind keine abstrakten Zahlen. Das ist Zeit, die täglich an der Rezeption, im Housekeeping und im Back-Office verloren geht. 

Dieser Artikel zeigt, woran sich veraltete Hotelsoftware erkennen lässt – und welche drei Schritte wirklich helfen.

Die Gründe sind bekannt: 

• Angst vor dem organisatorischen Aufwand 
• Unsicherheit über die tatsächlichen Kosten 
• Sorge vor Betriebsunterbrechungen während der Umstellung 
• Die Überzeugung, dass das bestehende System "irgendwie funktioniert" 

Dazu kommt ein Satz, der in vielen Betrieben als Argument gilt: "Das machen wir schon immer so." Das Problem ist nicht, dass dieser Satz falsch ist. Das Problem ist, dass er aufgehört hat, eine Antwort zu sein. Denn was früher funktioniert hat, kostet heute Geld, still, täglich und ohne auf einer Rechnung sichtbar zu werden.

1. Daten werden mehrfach von Hand eingegeben 

Reservierungsdaten, die in einem System erfasst und dann manuell in ein zweites übertragen werden, sind kein Workflow, sie sind ein Fehlerrisiko. Jede manuelle Eingabe kostet Zeit und erhöht die Wahrscheinlichkeit von Abweichungen zwischen Systemen. 

2. Housekeeping und Rezeption kommunizieren ohne Systemverbindung 

Wenn der Zimmerstatus per Zettel, Zuruf oder WhatsApp-Gruppe weitergegeben wird, fehlt die Grundlage für einen reibungslosen Betrieb. Gäste, die früh einchecken möchten, warten. Zimmer, die längst fertig sind, bleiben im System als belegt markiert. 

3. Der Tagesabschluss zieht sich in den Abend 

Ein Tagesabschluss, der regelmäßig eine Stunde oder länger dauert, ist kein Zeichen von Sorgfalt, er ist ein Zeichen dafür, dass das System die Arbeit nicht abnimmt, die es abnehmen sollte. Buchungen, Zahlungen und Berichte sollten am Ende des Tages zusammenlaufen, nicht manuell zusammengeführt werden. 

4. Auswertungen entstehen in Excel 

Wenn Berichte zu Auslastung, Umsatz oder Kanalperformance in Tabellenkalkulationen gebaut werden, weil das Property-Management-System keine brauchbaren Exporte liefert, fehlt die Datenbasis für fundierte Entscheidungen. Und die Zeit, die für das Bauen dieser Tabellen aufgewendet wird, fehlt anderswo. 

5. Neue Mitarbeiter brauchen Wochen für die Einarbeitung 

Eine Software, die Wochen braucht, bis sie jemand sicher bedienen kann, ist zu komplex für den Alltag. Gerade in einem Umfeld mit hoher Fluktuation ist Bedienbarkeit kein Nice-to-have, sondern ein operativer Faktor. 

6. Workarounds gelten als normal 

Alles, was nach "Das machen wir immer so" klingt und eigentlich eine Umgehung eines Systemproblems ist, gehört in diese Kategorie. Doppelte Listen, parallele Tabellen, manuelle Korrekturen nach dem Tagesabschluss. Das sind keine Lösungen, sondern versteckte Kosten.

Wer eines dieser Signale erkennt, muss nicht sofort die gesamte Sytem-Infrastruktur neu aufstellen. Der Weg zu einem effizienteren Betrieb beginnt mit drei überschaubaren Schritten die jeder Hotelier ohne externes Budget angehen kann. 

Schritt 1: Den größten Zeitfresser messen 

Einen einzigen Prozess eine Woche lang ehrlich stoppen: 

• Wie lange dauert der Check-in, wenn es an der Rezeption voll wird? 
• Wie viel Zeit geht täglich für die Housekeeping-Abstimmung drauf? 
• Wie lange zieht sich der Tagesabschluss wirklich? 

Die Ergebnisse überraschen fast immer und liefern sofort einen belastbaren Ausgangspunkt, der sich intern und gegenüber möglichen Technologiepartnern klar kommunizieren lässt. 

Schritt 2: Workarounds im Team sichtbar machen 

Ein kurzes Gespräch mit Rezeption, Housekeeping und Buchhaltung reicht oft, um die größten Reibungspunkte zu benennen. Die Frage ist einfach: Welche Aufgaben erledigen Sie täglich über Umwege, obwohl es einfacher gehen sollte? Alles, was als "das machen wir halt so" gilt, gehört auf den Tisch. Wer diese Punkte gesammelt hat, sieht schnell, wo ein System aufgehört hat zu helfen. 

Schritt 3: Priorität nach Aufwand und Wirkung setzen 

Nicht jeder Reibungspunkt lässt sich gleich schnell lösen. Hilfreich sind drei Fragen: 

• Welcher Prozess kostet täglich am meisten Zeit? 
• Welcher erzeugt die meisten Fehler? 
• Welcher betrifft die Gästeerfahrung direkt? 

Wer diese Fragen beantwortet hat, weiß, wo ein erster gezielter Schritt die größte Wirkung entfaltet, ohne dass dafür das gesamte System auf einmal angefasst werden muss.

Der Kern des Problems ist in den meisten Fällen nicht die einzelne Software, sondern die fehlende Verbindung zwischen den Systemen. Ein Property-Management-System, das nicht mit dem Channel Manager spricht, erzeugt manuelle Arbeit. Ein Channel Manager, der nicht mit der Buchungsmaschine verbunden ist, erzeugt Fehler. Und Fehler kosten Zeit, die an der Rezeption fehlt.

Veraltete Hotelsoftware kündigt sich selten laut an. Sie zeigt sich in kleinen Reibungen, die sich über Monate und Jahre summieren. Die sechs Warnsignale in diesem Artikel sind keine Ausnahmen – sie sind der Alltag in vielen Betrieben, die den Wechsel noch vor sich herschieben.

Wer die drei Schritte durchlaufen hat und merkt, dass das bestehende System grundlegend nicht mehr passt, steht vor der nächsten Frage: Welche Anforderungen muss ein neues Hotel-PMS eigentlich erfüllen? 

Access Hospitality hat dafür eine strukturierte PMS-Checkliste entwickelt, die Hoteliers durch den Auswahlprozess führt – von den Grundanforderungen an Schnittstellen und Bedienbarkeit bis hin zu Fragen rund um Support, Datensicherheit und Zukunftsfähigkeit. Die Checkliste hilft dabei, interne Anforderungen zu bündeln, verschiedene Anbieter vergleichbar zu machen und den Auswahlprozess strukturiert anzugehen.