E-Rechnung im Hotel: Fristen, Formate und was jetzt zu tun ist

Seit Januar 2025 ist in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Kraft getreten – auch für Hotels. Die Pflicht greift schrittweise mit Übergangsfristen bis 2028. Was das konkret für Empfang und Ausstellung bedeutet, welche Fristen gelten und wie Ihr Hotel PMS die Umstellung abnimmt, erfahren Sie hier. 

Bis Ende 2026 gelten Übergangsregelungen, die Papier- und PDF-Rechnungen unter bestimmten Bedingungen noch erlauben. Der Zeitdruck wächst jedoch: Hotels mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen aktiv versenden und empfangen können. Für alle anderen gilt die vollständige Pflicht ab 2028. 

Das erfahren Sie in diesem Artikel:

• Was die E-Rechnungspflicht für Hotels konkret bedeutet?
• Die Übergangsfristen für E-Rechnungen im Überblick 
• ZUGFeRD oder XRechnung: Welches Format ist empfehlenswert für Hotels? 
• Wie ein Hotel PMS die E-Rechnungspflicht automatisch erfüllt?
• Häufige Fragen zur E-Rechnung in Hotels 

Verabschiedet wurde die Regelung über das Wachstumschancengesetz, und sie gilt für alle inländischen Umsätze zwischen Unternehmen, unabhängig von Betriebsgröße oder Hotelkategorie. Gefordert sind strukturierte, maschinenlesbare Formate wie „ZUGFeRD“ und „XRechnung“ nach der europäischen Norm EN 16931, die von Buchhaltungssystemen automatisch elektronisch verarbeitet werden können. Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail, ein eingescannter Papierbeleg oder eine Papierrechnung erfüllen diese Anforderungen nicht. Hier gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. bis Ende 2027. 

Welche Rechnungsformate sind betroffen? 

Die Pflicht gilt ausschließlich für B2B-Rechnungen, also Rechnungen zwischen zwei inländischen Unternehmen. Typische Fälle im Hotelalltag: 

• Rechnungen an geschäftliche Kontakte und Reisebüros 
• Sammelrechnungen für Veranstaltungen oder Tagungen mit gewerblich Buchenden  
• Rechnungen an andere Betriebe 

Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatpersonen (B2C), die klassische Hotelrechnung für Privataufenthalte Ihrer Gäste bleibt also unberührt. Ebenso ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sowie Fahrausweise.

Was gilt für B2G-Rechnungen (Business-to-Government)?

Hotels, die Aufträge von öffentlichen Institutionen wie Behörden oder Kommunen abrechnen, sind bereits länger betroffen. Im B2G-Bereich ist eine korrekt eingebettete Leitweg-ID zwingend erforderlich: Sie ist die eindeutige Kennung der empfangenden Institution und muss in den Stammdaten jeder Rechnung je nach gefordertem Format (XRechnung oder ZUGFeRD) hinterlegt sein. Fehlt sie, lehnt das Empfangssystem die Rechnung automatisch ab. Rechnungen müssen daher in einem behördenkompatiblen und maschinenlesbaren Format übermittelt werden. 

Die E-Rechnungspflicht wird mit Übergangsfristen ausgerollt, abhängig vom Jahresumsatz. Für Hotels bedeutet dies, dass bereits jetzt Handelsbedarf besteht: 

Was diese Fristen für Ihr Hotel bedeuten?

Im Zeitraum vom 01. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können sich alle Betriebe entscheiden, statt einer E-Rechnung eine sogenannte sonstige Rechnung im B2B-Bereich unter diesen Bedingungen auszustellen: 

• eine Papierrechnung immer in dieser Phase. 
• ein anderes elektronisches Format wie ein einfaches PDF oder JPG als E-Mail-Anhang nur dann, wenn die Seite, die die Rechnung empfängt, diesem Format zustimmt. 

Die E-Rechnungspflicht für den Empfang gilt jedoch bereits heute, um Eingangsrechnungen von Lieferanten und anderen Unternehmen rechtssicher verarbeiten zu können. 

Für größere Hotelbetriebe wird es konkreter: Unternehmen, die im Geschäftsjahr 2026 einen Umsatz von über 800.000 Euro erzielen, müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen aktiv ausstellen. Wer noch keine konforme Lösung im Einsatz hat, sollte die Umstellung jetzt angehen. 

Kleinere Betriebe haben bis Ende 2027 mehr Spielraum. Aber auch für sie gilt: Die Infrastruktur zum Empfang muss stehen, und die Ausstellungspflicht ab 2028 kommt in jedem Fall. 

Gemäß dem Bundesministerium der Finanzen (BMF) gilt: „Insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E‑Rechnung.“  Beide Formate erfüllen dabei die Vorgaben der europäischen Norm EN 16931, wodurch die Inhalte der Rechnung über ein XML-dateibasiertes Format elektronisch weiterverarbeitet werden können. Ein wichtiger Unterschied liegt in der praktischen Handhabung, und der ist für den Hotelalltag durchaus relevant.

XRechnung: ein reines XML-Format

Das XML-Format der XRechnung ist maschinenlesbar, aber nicht für das menschliche Auge gedacht. Ohne Spezialsoftware sehen wir nur einen Datei-Code, keine lesbare Rechnung. Das Format ist vor allem im öffentlichen Sektor verbreitet und Standard für B2G-Rechnungen an öffentliche Stellen. Doch auch das fürs menschliche Auge lesbare Format ZUGFeRD ist unter bestimmten Voraussetzungen gültig:

ZUGFeRD: ein hybrides Format, auch für Menschen lesbar 

Das Format ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei inklusive Unterstützung der Leitweg-ID. Ihr Team kann die Rechnung wie gewohnt als PDF lesen und prüfen, während das Empfangssystem automatisch die strukturierten XML-Daten im Hintergrund verarbeitet.

• Das macht ZUGFeRD zur praktischeren Wahl für die meisten Hotels: 
• als PDF umgehend lesbar für Mitarbeitende in Buchhaltung und Rezeption 
• die eingebettete XML-Datei ist maschinenlesbar für automatisierte Weiterverarbeitung über das Empfangssystem 
• gültig für B2B-Rechnungen  
• ab Version 2.2.0 im Profil XRechnung unter bestimmten Voraussetzungen gültig für B2G-Rechnungen inklusive Leitweg-ID

Die Empfehlung für den Hotelbetrieb:

Hotels sind also mit einem Hotel PMS gut beraten, das ZUGFeRD bereits unterstützt und Ihrem Team den täglichen Umgang mit Gästen und anderen Unternehmen erleichtert. 

Wer die E-Rechnungspflicht ohne geeignete Software lösen möchte, greift schnell zu Workarounds: Rechnungen manuell in ein externes Tool exportieren, XML-Dateien separat erzeugen, Leitweg-IDs händisch nachtragen – und am Ende noch prüfen, ob alle Pflichtfelder korrekt befüllt sind. Gerade bei Firmenbuchungen, Veranstaltungsabrechnungen oder Rechnungen an Behörden summiert sich dieser Aufwand im Hotelalltag schnell. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und birgt das Risiko, dass nicht konforme Rechnungen vom Empfangssystem abgelehnt werden.

Ein PMS mit integrierter E-Rechnungsfunktion löst das automatisch im Hintergrund: 

E-Rechnung: Das übernimmt das Guestline PMS von Access für Hotels

Unser Guestline PMS erstellt Rechnungen direkt im ZUGFeRD-Format, vollständig gesetzeskonform und direkt einsatzbereit für Ihr Team: 

• Normkonforme Ausgabe ohne Mehraufwand für Ihre Buchhaltung: Rechnungen an B2B-Gäste und Unternehmen werden automatisch nach EN 16931 in der korrekten CII-Syntax ausgegeben. 
• Stammdaten einmal hinterlegen, automatisch anwenden: Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-Id) und die Leitweg-ID werden pro Unternehmens- bzw. Behördenkonto einmalig gespeichert und bei jeder neuen Rechnung automatisch eingebettet. Liegt keine USt-IdNr. vor, greift das System auf die hinterlegte Steuernummer zurück. 
• Direkt weiterverarbeitbar, GoBD-konform archiviert: Die E-Rechnungen können vom Empfängersystem automatisch elektronisch verarbeitet werden und werden revisionssicher sowie ohne manuelle Ablage archiviert. 

Weniger Aufwand, mehr Effizienz für Ihren Hotelalltag 

Wer das Guestline PMS von Access im Einsatz hat, minimiert den administrativen Aufwand in der Buchhaltung und gewinnt wertvolle Zeit für sein Team: E-Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellen, prüfen, versenden und auch empfangen – alles läuft ohne Umwege. Rechtskonform, ohne manuelle Exportschritte, Umformatierung oder fehleranfällige händische Einträge. Das gilt für Firmenbuchungen und Veranstaltungsabrechnungen (B2B) und vielfach auch für Rechnungen an öffentliche Institutionen (B2G). 

Müssen Hotels auch E-Rechnungen an Privatgäste stellen?

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich im B2B-Bereich (Business-to-Business) für Rechnungen zwischen Unternehmen und B2G (Business-to-Government) zwischen Unternehmen und öffentlichen Institutionen. Rechnungen an Privatpersonen, also die klassische Hotelrechnung für einen privaten Aufenthalt Ihrer Gäste, sind nicht betroffen. 

Gilt die Pflicht auch für kleinere Hotelbetriebe? 

Ja, teilweise. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Betriebe – unabhängig von Größe oder Umsatz. Für die Rechnungsstellung gilt eine gestufte Übergangsfrist:  

• Betriebe mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro dürfen bis Ende 2027 noch Papier- oder einfache PDF-Rechnungen versenden, sofern das rechnungsempfangende Unternehmen zustimmt.  
• Für Betriebe mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro gilt ab dem 01. Januar 2027 die E-Rechnungspflicht für Empfang und Ausstellung. 
• Ab dem 1. Januar 2028 gilt die vollständige Ausstellungspflicht für alle. 

Gut zu wissen: Hotels, die das Guestline PMS von Access nutzen, können E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format bereits empfangen und automatisch weiterverarbeiten – und sind für die Ausstellungspflicht ab 2027 beziehungsweise 2028 technisch vorbereitet. 

Reicht eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail als E-Rechnung aus?

Nein. Eine einfache PDF-Datei per E-Mail-Anhang zu verschicken gilt rechtlich nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Es fehlt die eingebettete, maschinenlesbare XML-Komponente, die für die automatische elektronische Weiterverarbeitung erforderlich ist.  

Was passiert, wenn ein Hotel nicht rechtskonform abrechnet?

Nicht konforme Rechnungen können von der empfangenden Seite steuerrechtlich nicht für den Vorsteuerabzug genutzt werden. Das Finanzamt erkennt sie gegebenenfalls nicht an, wodurch Vorsteueransprüche der B2B-Gäste oder deren Unternehmen verloren gehen. Entspricht eine Rechnung nicht der Norm, wird sie oft direkt vom Empfangssystem abgelehnt, was zu Zahlungsverzögerungen und Korrekturaufwand im Hotel führt.  

Die E-Rechnungspflicht gilt bereits jetzt für den Empfang, auch für Hotels. Wer die Übergangsfristen noch ausschöpft, hat etwas Zeit, jedoch nicht unbegrenzt: Für größere Hotelbetriebe mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro in 2026 wird die Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2027 verbindlich, für alle anderen folgt sie 2028. Wer die Umstellung frühzeitig angeht, vermeidet den Druck kurzfristiger Systemwechsel und erspart dem eigenen Team unnötigen Mehraufwand.

Die Umstellung auf E-Rechnung lohnt sich wirtschaftlich und nachhaltig: 

Hotels, die Rechnungsprozesse über ihr PMS schon jetzt konsequent digitalisieren, sparen mittel- und langfristig Kosten für Papier, Ausdruck, Versand und manuelle Ablage. Das schafft Kapazitäten für das, was im Hotelbetrieb wirklich zählt: Gästeerlebnisse bereiten, die in Erinnerung bleiben. 

Das Guestline PMS von Access vereinfacht nicht nur Reservierungen, Housekeeping und Zahlungen: Es verarbeitet und erstellt dabei E-Rechnungen automatisch im ZUGFeRD-Format, bettet die Leitweg-ID für B2G-Rechnungen direkt ein und hält alle steuerrelevanten Stammdaten zentral vor. So arbeitet Ihre Buchhaltung rechtskonform und behält immer den Überblick, ohne sich um Formatfragen kümmern zu müssen. 

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Quellen und weiterführende Informationen

• Bundesministerium der Finanzen (BMF): Offizielle FAQ zur E-Rechnung 
• E-Rechnung Bund: Portal für die E-Rechnung zwischen Unternehmen (B2B) 
• DATEV eG: Gesetzliche Regelungen zur E-Rechnung