Erfolgsgeschichte:
Schloss Leopoldskron

Schloss Leopoldskron ist ein ganz besonderes Hotel. Direkt am Leopoldskroner Weiher in Salzburg gelegen, verbindet das Haus historischen Charakter mit einem vielseitigen, operativ anspruchsvollen Betrieb: Hotelgäste, Konferenzen, Hochzeiten, Filmdrehs, Führungen, externe Frühstücksgäste und internationale Programme von Salzburg Global kommen hier täglich zusammen.

Diese besondere Mischung macht den Ort einzigartig. Gleichzeitig stellt sie hohe Anforderungen an Prozesse, Teams und Technologie. Denn wo unterschiedliche Gästegruppen, Abteilungen und Abläufe zusammenkommen, muss die Systemlandschaft zuverlässig funktionieren.

Genau deshalb setzte Schloss Leopoldskron beim PMS bewusst auf den Wechsel von einem serverbasierten Anbieter zu Guestline von Access Hospitality.

Nach der Entscheidung, der intensiven Vorbereitung und dem erfolgreichen Go-Live zeigt sich heute im laufenden Betrieb, worauf es wirklich ankommt: Ein neues System muss nicht nur eingeführt werden – es muss reibungslos funktionieren.

Schloss Leopoldskron umfasst 55 Zimmer im Meierhof, 12 Suiten im Schloss und kann bis zu 130 Personen beherbergen. Hinzu kommen rund 30 Hochzeiten pro Jahr, zahlreiche Konferenzen, Veranstaltungen, fast tägliche Schlossführungen und internationale Gäste. Hinter diesem vielseitigen Betrieb steht ein Team von rund 60 Mitarbeitenden, das täglich für einen reibungslosen Ablauf sorgt.

Für Aurel Hess, Commercial Revenue & Systems Manager bei Schloss Leopoldskron, war deshalb von Anfang an klar: Ein neues System wird mehr leisten müssen als die reine Verwaltung von Zimmern.

„Wir sind ein sehr flexibles Haus und bespielen viele unterschiedliche Bereiche. Deshalb brauchen wir auch flexible Lösungen.“

Für Entscheider in der Hotellerie ist das ein zentraler Punkt. Je komplexer der Betrieb, desto wichtiger wird eine Systemlandschaft, die Prozesse nicht isoliert abbildet, sondern miteinander verbindet.

Bei Schloss Leopoldskron ging es vor allem um:

• eine zentrale Grundlage für Hotelbetrieb, Veranstaltungen und Gästekommunikation
• intuitive Prozesse für Rezeption und neue Mitarbeitende
• digitale Registrierung und schlankere, durchgängige Check-in-Abläufe
• automatisierte Zahlungsabwicklung
• verlässliche Daten für korrekte Revenue-Entscheidungen
• flexible Schnittstellen für bestehende und zukünftige Systeme

Bei der Auswahl eines neuen Systems ging Schloss Leopoldskron strukturiert vor. Das Team definierte Anforderungen, verglich Anbieter und prüfte, welche Lösung zur Komplexität des Hauses passt.

Besonders wichtig war die Balance zwischen einer integrierten Lösung und ausreichender Flexibilität.

„Für uns war entscheidend, nicht zu viele einzelne Systeme einsetzen zu müssen und trotzdem gute Schnittstellenanbindungen zu haben.“

Für Schloss Leopoldskron lag der Wert genau in dieser Kombination: eine zentrale Systembasis für den täglichen Hotelbetrieb, integrierte Module für wichtige Kernprozesse und offene Schnittstellen zu relevanten Drittsystemen.

Gerade für Häuser mit Veranstaltungen, Revenue Management, internationaler Gästestruktur und hohem Qualitätsanspruch ist diese Balance entscheidend. Die Systemlandschaft muss heute funktionieren und morgen erweiterbar bleiben.

Ein erfolgreicher Go-Live ist wichtig. Aber der eigentliche Wert eines PMS-Wechsels zeigt sich erst danach: im laufenden Betrieb.

Schloss Leopoldskron ist hier bewusst realistisch vorgegangen. Nach dem Go-Live wurde nicht einfach abgewartet, ob das neue System funktioniert. Stattdessen wurden Prozesse geprüft, nachgeschärft und gemeinsam mit Access Hospitality weiter optimiert.

„Die richtige Erleichterung kommt erst dann, wenn man sieht, dass die Prozesse wirklich greifen.“

Heute zeigt sich der Nutzen der neuen Systemlandschaft an mehreren Stellen im Alltag:

• Buchungsprozesse laufen strukturierter
• Gästekommunikation ist digitaler und besser vorbereitet
• Zahlungsprozesse sind automatisierter und weniger fehleranfällig
• Veranstaltungsprozesse lassen sich klarer abbilden
• Reports liefern eine verlässlichere Grundlage für Entscheidungen
• Gästewünsche werden schneller sichtbar
• neue Mitarbeitende finden sich schnell im neuen System zurecht

Entscheidend war dabei der hohe eigene Anspruch des Hauses. Prozesse sollten nicht irgendwie laufen, sondern sauber aufgesetzt sein.

„Wir wollten nicht, dass sich Prozesse einschleichen, die wir in Zukunft nicht haben möchten.“

Für Hoteliers ist das ein wichtiger Punkt: Der Erfolg eines PMS-Wechsels hängt nicht nur von der Software ab, sondern auch davon, wie konsequent das Haus die eigenen Prozesse hinterfragt, neu strukturiert und lebt

Die Rezeption ist einer der Bereiche, in denen sich gute oder schlechte Systeme besonders schnell bemerkbar machen. Wenn Abläufe nicht intuitiv sind, entstehen Rückfragen. Wenn Gästeinformationen nicht sauber verarbeitet werden, steigt die Fehleranfälligkeit. Wenn Check-in-Prozesse zu lange dauern, leidet das Gästeerlebnis.

Bei Schloss Leopoldskron war daher wichtig, dass das neue System für das Front-Office-Team nachvollziehbar, übersichtlich und intuitiv ist.

Der praktische Nutzen zeigt sich vor allem beim Onboarding. Neue Mitarbeitende müssen nicht tief in komplexe Systemlogiken einsteigen, sondern werden stärker durch die einzelnen Schritte geführt.

„Man muss neuen Mitarbeitenden oft nur einmal zeigen, wie etwas funktioniert. Wenn sie den richtigen Bereich finden, werden sie vom System Schritt für Schritt weitergeführt.“

Für Führungskräfte ist das ein klarer Produktivitätsfaktor. Jede Stunde, die nicht in aufwendige Systemerklärung fließt, kann in Servicequalität, Gästebetreuung oder operative Steuerung investiert werden.

Gäste erwarten heute schnelle Kommunikation, einfache Prozesse und möglichst wenig Reibung in der Buchungs- und Anreisephase. Gleichzeitig darf Digitalisierung den persönlichen Charakter eines Hauses nicht verdrängen.

Schloss Leopoldskron nutzt unter anderem GuestStay, um genau diese Balance zu schaffen. Gäste können sich digital registrieren, Informationen vorab bereitstellen und ihre Anreise effizienter gestalten. Laut Aurel Hess wird die digitale Gästeregistrierung bereits von fast 42 % der Gäste genutzt.

Das zeigt: Digitale Prozesse werden angenommen, wenn sie sinnvoll und einfach gestaltet sind.

Für das Hotel entstehen gleich mehrere Vorteile:

• weniger manuelle Dateneingabe
• weniger Rückfragen an der Rezeption
• bessere Vorbereitung auf die Anreise
• strukturiertere Gästeinformationen
• mehr Fokus auf persönliche Betreuung
• eine spürbar bessere Datenqualität

Auch angebundene Buchungskanäle wie Expedia und Booking.com spielen dabei eine wichtige Rolle. Wenn Informationen aus verschiedenen Kanälen zentraler im PMS zusammenlaufen, wird der operative Alltag übersichtlicher: Teams müssen weniger manuell suchen, Gästedaten sind leichter verfügbar und Prozesse lassen sich besser vorbereiten.

Besonders wertvoll ist für Schloss Leopoldskron die KI-unterstützte Verarbeitung von Gästewünschen. Wenn ein Gast in seiner Buchung eine Bemerkung hinterlässt, wird daraus automatisch eine Aufgabe für die Rezeption erstellt und ist für jeden Mitarbeiter sichtbar.

„Wenn ein Gast zum Beispiel schreibt, dass er ein zweites Kissen möchte, wird daraus automatisch eine Aufgabe für die Rezeption.“

Für den Betrieb bedeutet das: Gästewünsche werden sichtbarer, Aufgaben klarer und Abläufe weniger abhängig davon, dass Mitarbeitende jede einzelne Bemerkung manuell prüfen müssen.

Schloss Leopoldskron nutzt dafür Access Evo, die KI-Schicht innerhalb der Plattform. Evo hilft dabei, Informationen schneller nutzbar zu machen, Muster zu erkennen und Teams im Alltag gezielter zu unterstützen.

Gerade in der Hotellerie wird KI damit zu einem wichtigen Wettbewerbsvorteil: Nicht, weil sie den persönlichen Service ersetzt, sondern weil sie Mitarbeitenden hilft, schneller zu reagieren, bessere Entscheidungen vorzubereiten und mehr Zeit für den Gast zu gewinnen.

Self-Service ist in der Hotellerie oft ein sensibles Thema. Viele Häuser fürchten, dass digitale Check-in-Möglichkeiten den persönlichen Kontakt schwächen. Schloss Leopoldskron zeigt einen anderen Ansatz.

Der Self-Service-Kiosk an der Rezeption wird nicht als Ersatz für die Rezeption verstanden, sondern als zusätzliche Option, Multichannel sozusagen. Besonders in Stoßzeiten können Gäste selbst entscheiden, ob sie persönlich einchecken oder Wartezeit vermeiden möchten.

„Wir wollen nie den Rezeptionisten oder die Rezeptionistin ersetzen. Der Kiosk ist eine Unterstützung für das Team und eine Alternative für Gäste, die nicht warten möchten.“

Auch in der Zahlungsabwicklung zeigt sich der Nutzen digitaler Prozesse. Mit GuestPay werden Zahlungen bei Schloss Leopoldskron automatisch an das Kreditkartenterminal übertragen. Dadurch sinkt das Risiko falscher Eingaben, und das Team gewinnt Sicherheit im Prozess.

Auch die Rechnungsstellung wurde digitaler. Rechnungen werden per E-Mail versendet, Meldescheine können über Tablets unterschrieben werden. Für ein Haus, das kürzlich das Umweltzeichen erhalten hat, ist diese Verbindung aus Effizienz und Nachhaltigkeit besonders passend.

„Wir sparen sehr viel Papier, weil wir Meldescheine nicht mehr ausdrucken müssen und Rechnungen direkt per E-Mail verschicken können.“

Für Hotels bedeutet das: Digitalisierung schafft nicht nur Geschwindigkeit. Sie unterstützt auch Compliance, Nachhaltigkeit und Prozesssicherheit.

Ein zentraler Faktor im Business Case von Schloss Leopoldskron ist die cloudbasierte Systemarchitektur. Für Aurel Hess ist der Unterschied zu serverbasierten Lösungen deutlich spürbar.

Früher war ortsunabhängiges Arbeiten schwierig. Heute kann er sich von überall über den Internetbrowser einloggen und effizient arbeiten.

Für Manager ist das ein großer Vorteil. Entscheidungen müssen nicht warten, bis jemand vor Ort ist. Informationen sind schneller verfügbar, und Updates laufen im Hintergrund, ohne den Betrieb zu unterbrechen.

Aurels Empfehlung an andere Hotels ist entsprechend klar:

„Je länger man mit der Umstellung wartet, desto mehr muss man später aufholen.“

Gerade für Häuser, die noch mit älteren Systemen arbeiten, ist das ein wichtiger Punkt, denn der Aufwand eines Systemwechsels wird nicht kleiner, wenn man ihn weiter verschiebt. 

Bei der Bewertung eines PMS schauen viele Hotels zuerst auf Funktionen und Kosten. Beides ist wichtig. Aber Schloss Leopoldskron zeigt, dass auch die Qualität der Zusammenarbeit ein wirtschaftlicher Faktor ist.

Während der Vorbereitung, im Onboarding, beim Go-Live und in der Phase danach war es für das Team immer wichtig, direkte Ansprechpartner zu haben.

„Man wird von Access Hospitality sehr gut begleitet. Es ist jemand da, man kann Bedenken mitteilen und direkt reagieren, falls etwas auftaucht.“

Guter Support reduziert Projektrisiken. Fragen werden schneller geklärt, Teams gewinnen Sicherheit und operative Probleme bleiben nicht lange liegen.

Aurel beschreibt die Zusammenarbeit mit Access Hospitality als offen und lösungsorientiert:

„Man kann alles ansprechen. Wenn etwas gut funktioniert, sagt man das. Wenn man für eine Situation eine Lösung finden muss, spricht man auch das offen an.“

Diese Offenheit ist besonders wichtig, weil kein Hotelbetrieb identisch ist. Ein System muss an die Realität des Hauses angepasst werden können. Dafür braucht es nicht nur Software, sondern auch einen Partner, der zuhört, versteht, mitdenkt und handelt. 

Wie verlief die Suche nach einem neuen PMS-Anbieter und das Onboarding im Schloss Leopoldskron? Erfahren Sie mehr in unserer dreiteiligen Blogserie.