Erfolgsgeschichte: TaunusTagungsHotel

Zwischen Natur und Technik – Guestline – Access Hospitality als Digitalisierungspartner im TaunusTagungsHotel

Event Management Software

Guest Engagement

Payments

Distribution

Booking Engine

Ankommen und wohlfühlen

Am Waldrand des Taunus gelegen und nur rund 30 Minuten von Flughafen und Messe Frankfurt entfernt, bietet das 3-Sterne-Superior-Hotel eine ideale Kombination aus naturnaher Ruhe und gut vernetzter Umgebung. Mit 82 modernen Zimmern, 13 flexibel nutzbaren Veranstaltungsräumen, einer offenen Erlebnisküche für Kochevents und einem großzügigen Restaurant mit saisonaler Frischeküche schafft das Haus optimale Bedingungen für Tagungen, Seminare und Teambuildings. „Wir sind spezialisiert auf Businessgäste und bieten alles, was es dafür braucht“, beschreibt Geschäftsführerin Reem Fayad das Profil des Hauses. Ein engagiertes Team von rund 31 Mitarbeitenden sorgt dafür, dass jeder Aufenthalt produktiv, komfortabel und inspirierend ist.

Frau Reem Fayad, Geschäftsführerin des TaunusTagungsHotels, schätzt besonders die Vielseitigkeit ihrer Rolle: Sie verantwortet nicht nur den operativen Hotelbetrieb, sondern trifft auch strategische Entscheidungen, etwa in Bezug auf Systeme und Partner. Trotz der Leidenschaft für den Beruf und eines engagierten Teams stand das TaunusTagungsHotel im Jahr 2022 vor mehreren strukturellen und technischen Herausforderungen.

Die Herausforderung: Viele Systeme, wenig Effizienz

Bis 2022 arbeitete das TaunusTagungsHotel mit einem lokalen, serverbasierten PMS und mehreren Einzelsystemen für Channel Management, Payment und Buchungsfunktionen. „Vorher hatten wir mehrere Systeme im Einsatz – das hat vieles verkompliziert und war fehleranfällig. Wir wollten eine integrierte Lösung, die uns Arbeit abnimmt.“ Viele Abläufe waren manuell und zeitintensiv. Rechnungen mussten beispielsweise zunächst auf Geschäftspapier ausgedruckt und anschließend eingescannt werden, um sie per E-Mail verschicken zu können. Automatisierte Gästemails vor oder nach dem Aufenthalt gab es nicht, wichtige Informationen mussten telefonisch oder beim Check-in übermittelt werden. „Das hat Zeit gekostet und manchmal auch die Gästezufriedenheit beeinflusst.“ Dazu kamen technische Einschränkungen, da das frühere PMS nicht weiterentwickelt wurde: „Was nicht ging, blieb einfach so.“ Schnittstellen zu externen Tools waren umständlich, Updates mussten manuell eingespielt werden – oft verbunden mit Betriebsunterbrechungen und zusätzlichem Abstimmungsaufwand mit den verschiedenen Anbietern.

Vom Wunsch zur Lösung: Die Entscheidung für Guestline – Access Hospitality

Das Ziel war klar: eine moderne, integrierte Lösung, die cloudbasiert arbeitet, Prozesse automatisiert und sich kontinuierlich weiterentwickelt. „Wir wollten moderner werden, Prozesse automatisieren und unser Team entlasten.“ Nach eingehender Recherche entschied sich das Taunustagungshotel für die Lösungen von Access Hospitality, überzeugt vom modularen Aufbau, der Cloud-Basis und der Möglichkeit, alle wichtigen Prozesse in einem System zu vereinen.

Heute setzt das Hotel auf die Plattformlösung mit PMS, das Advanced Conference & Banqueting System, GuestStay, GuestPay, den Guestline Channel Manager, das SynXis Interface und den Guestline DBM.

Besonders geschätzt wird die Flexibilität und der ortsunabhängige Zugriff: „Ich kann von überall sehen, was sich entwickelt.“ Auch für das Team ist diese Unabhängigkeit ein großer Vorteil. Wichtige Informationen können jederzeit eingesehen, Buchungen aktualisiert und Veranstaltungsdetails angepasst werden – ohne auf einen bestimmten Computer im Hotel angewiesen zu sein

Die Umstellung verlief innerhalb weniger Wochen, vom Start der Zusammenarbeit bis zum Go-live am 1. September 2022. „Die Einführung lief gut. Natürlich gab es kleine Stolpersteine, aber wir haben alles gemeinsam gelöst.“ Der Support spielte dabei eine entscheidende Rolle: „Das Team von Guestline war jederzeit erreichbar, hat mitgedacht und Lösungen gefunden – das war für uns sehr wichtig.“

Messbarer Erfolg und Entlastung durch automatisierte Prozesse

Seit der Einführung von Guestline – Access Hospitality hat sich der Arbeitsalltag im TaunusTagungsHotel positiv verändert. Automatisierte Prozesse und weniger manuelle Eingriffe entlasten das Front Office und eröffnen neue Kapazitäten für kundenorientierte Aufgaben.

Ein besonders positiver Effekt zeigt sich beim digitalen Check-in: Innerhalb von weniger als zwei Jahren nutzen bereits über 20 % der Gäste den mobilen Pre-Check-in. Dadurch entfallen täglich rund 15 manuelle Check-ins am Empfang – was etwa eine Stunde eingesparter Administrationszeit pro Tag bedeutet. Diese gewonnene Zeit kann das Team gezielt für persönliche und wertschätzende Gespräche mit den Gästen einsetzen, was sich direkt auf die Servicequalität auswirkt.

Auch bei Direktbuchungen zeigt sich der Erfolg: Die Konvertierungsrate der Direktbuchungsmaschine erreichte im Jahr 2024 einen Tagesdurchschnitt von 7,3%. Dabei handelt es sich um das Verhältnis zwischen Nutzern, die den Buchungsprozess starten, und den tatsächlichen Buchungen. Zum Vergleich: Laut Hotel Benchmark liegen die durchschnittlichen Werte für die DACH-Region zwischen 5 % und 7 %. Das bedeutet, dass das Hotel sich im oberen Bereich dieser Benchmark bewegt.

In der Veranstaltungsplanung verlaufen die Abläufe heute deutlich strukturierter, und die Fehlerquote ist spürbar gesunken, dank automatisierter Arbeitsschritte und frühzeitiger Gästekommunikation. Dieser Fortschritt wirkt sich auch positiv auf die Stimmung im Haus aus: „Wir haben jetzt mehr Zeit für den Gast – und das macht auch dem Team mehr Spaß“, so Reem Fayad.

Besonders geschätzt wird auch, dass System-Updates im Hintergrund erfolgen, ganz ohne Unterbrechung des laufenden Betriebs. Diese Stabilität im Alltag schafft Vertrauen und gibt dem Team die nötige Sicherheit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Und selbst wenn es einmal zu technischen Problemen oder Unklarheiten kommt, fühlt sich das Hotel gut betreut: „Die Zusammenarbeit mit Access Hospitality ist angenehm, ehrlich, lösungsorientiert und partnerschaftlich – genau so muss Software heute sein.“

Die Reise geht weiter: Innovation als Teil der Strategie

Für die Zukunft plant das TaunusTagungsHotel den Einsatz von Self-Check-in-Kiosken, um den An- und Abreiseprozess für Gäste und Team weiter zu beschleunigen. Parallel dazu wird der Einsatz KI-gestützter Tools in Bereichen wie Gästekommunikation und Preisgestaltung in Betracht gezogen, mit dem Ziel, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und die Gäste noch individueller zu betreuen. Die kontinuierliche Weiterentwicklung digitaler Lösungen spielt dabei eine zentrale Rolle für die strategische Ausrichtung des Hauses. Reem Fayad zeigt sich optimistisch:

„Wir sind überzeugt, dass sich die Lösungen von Access Hospitality kontinuierlich weiterentwickeln und mit unseren Anforderungen mitwachsen. Das gibt uns Sicherheit.“

Reem Fayads Empfehlung: Mut zur Veränderung

Auf die Frage, welchen Rat sie Hotels geben würde, die über die Einführung eines neuen PMS nachdenken, antwortet Reem Fayad: „Veränderung ist nie einfach – es braucht Zeit, Geduld und Offenheit im Team. Aber der Aufwand lohnt sich. Die Effizienzgewinne, die bessere Datenstruktur, die integrierten Prozesse und die langfristige Entlastung machen den Unterschied. Wichtig ist, einen verlässlichen Partner an der Seite zu haben – und den haben wir mit Access – Guestline gefunden.“

Unternehmensart

Unabhängiges Hotel

Motto

Ankommen und wohlfühlen

Access Guestline-Kunde seit

2022

Standort

Friedrichsdorf

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