Erfolgsgeschichte: 
Hotelgruppe Bike & Boot

Es war ein längerer Weg für Bike & Boot. Doch der PMS-Wechsel von einem anderen Anbieter zurück zu Guestline von Access Hospitality hat sich gelohnt: Jetzt steuert die Hotelgruppe ihre Prozesse wieder klar, sicher und selbstbestimmt.

Ursprünglich ging es dem Team um mehr Automatisierung, eine modernere Systemlandschaft und effizientere Abläufe. Die Realität sah anders aus. Was im Verkaufsgespräch vielversprechend klang, erwies sich in der Praxis schnell als Herausforderung: kaum aktive Unterstützung, unerwartete Kosten und immer wieder Reibungsverluste im Tagesgeschäft.

Für eine Hotelgruppe mit mehreren Häusern muss Hoteltechnologie mehr leisten, als nur auf dem Papier gut auszusehen. Sie muss zuverlässig funktionieren, das Team in realen Betriebssituationen unterstützen und den Hotelmanagern die nötige Transparenz bieten, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Genau deshalb setzt Bike & Boot wieder auf Guestline von Access Hospitality.

Die Rückkehr zu Access Hospitality und Guestline war die naheliegende Entscheidung, denn diese Partnerschaft bietet mehr als nur Software. Hier machen Struktur, Transparenz und ein Team den Unterschied, das den Hotelalltag aus der Praxis kennt. 

• Praxisnahes Onboarding vom Einstieg bis Go-Live:

Einer der Hauptgründe, warum Bike & Boot erneut auf Access Hospitality gesetzt hat, war das Vertrauen, das durch einen strukturierten Einarbeitungsprozess geschaffen wurde.

Der Onboarding-Prozess bei Access Hospitality begleitet Hotelteams vor, während und nach dem Go-Live. Dazu gehören Vorbereitungssitzungen, gezielte Schulungen, eine klare Implementierungsplanung und Unterstützung vor Ort in der entscheidenden Startphase. Anstatt Teams die Umstellung selbst zu überlassen, unterstützen wir sie dabei, das System zu verstehen, ihre Abläufe anzupassen, um sich so von Anfang an sicher im Umgang zu fühlen.

Für viele Hoteliers liegen Bedenken beim PMS-Wechsel weniger in der Technologie selbst. Die Frage ist eher: Bleibt das Team nach Vertragsabschluss sich selbst überlassen oder erhält es echte Unterstützung? Bei Access Hospitality verstehen wir Onboarding als Partnerschaft und nicht als bloße Übergabe.

„Unsere Aufgabe geht weit über die reine Installation von Software hinaus. Es geht darum, Hotelteams so aufzustellen, dass sie vom ersten Tag an mit Zuversicht exzellente Gästeerlebnisse ermöglichen können. Ein erfolgreicher Go-Live ist das Ergebnis vieler Wochen der Vorbereitung, nicht nur eines einzelnen Starttermins. Deshalb arbeiten wir während des gesamten Onboarding-Prozesses eng mit jedem Hotel zusammen und bleiben auch nach dem Launch an der Seite des Teams.“

Ahmed Seddik, Head of Professional Services DACH, Access Hospitality.

• Persönlicher Support direkt in der DACH-Region – von Experten, die den Hotelalltag verstehen:

Access Hospitality begleitet Hotelteams auch im laufenden Betrieb mit zuverlässigem Support von Menschen, die die Hospitality-Branche und die Anforderungen im Tagesgeschäft aus eigener Praxis kennen. 

Für Hotels im DACH-Raum ist das besonders wichtig. Teams vor Ort, Support in der Landessprache und regionales Marktverständnis machen oft den entscheidenden Unterschied, wenn Fragen auftauchen. Über Chat, das Helpcenter oder direkte Support-Kanäle erhalten Hotelteams so genau die Antworten, die sie im Alltag schnell weiterbringen. 

Besonders wichtig ist das in geschäftigen Betriebsphasen. Dann haben Hotelteams keine Zeit, sich durch generische Chatbot-Antworten zu arbeiten oder Wartezeiten durch unklare Eskalationswege in Kauf zu nehmen.

„Guter Support besteht nicht nur darin, Tickets zu beantworten.  Wichtig ist, die Dringlichkeit der Anfrage zu verstehen. Wenn ein Hotelteam Hilfe sucht, braucht es klare, praxisnahe Anleitung von Menschen, die die Realität im laufenden Hotelbetrieb verstehen.“

Vitor Montairo, Technical Support Engineer, Access Hospitality.

• Transparente Preise ohne versteckte Kosten: 

Ein weiterer wichtiger Punkt war die Kostentransparenz.

Bei Access Hospitality sind wir davon überzeugt, dass Hoteltechnologie transparent verkauft werden sollte. Das bedeutet klare Preise für klare Erwartungen. Und ehrliche Gespräche darüber, was im Lieferumfang enthalten ist, was optional ist und was ein Hotel wirklich benötigt. 

Im Vertriebsprozess geht es nicht darum, möglichst viel zu verkaufen. Es geht vielmehr darum, die betrieblichen Abläufe, wirtschaftlichen und langfristigen Ziele des Hotels zu verstehen. Wenn eine Lösung nicht passt, muss dies offen besprochen werden. 

So können Hotels fundierte Entscheidungen treffen und es erspart ihnen Ärger über unerwartete Kosten, die erst später in der Zusammenarbeit auftauchen. 

„Die besten Partnerschaften beginnen mit offenen Gesprächen. Unsere Aufgabe ist es, zu verstehen, was ein Hotel wirklich braucht, und eine passende Lösung zu empfehlen. Transparenz am Anfang verhindert später Enttäuschungen.“

Maurice Sausse, Senior Business Development Manager DACH, Access Hospitality.

• Technologie, die den gesamten Hotelbetrieb unterstützt:

Guestline vereint die Kernfunktionen, die Hotels für einen effizienteren Betrieb benötigen: vom PMS über den Vertrieb bis hin zu Zahlungen, Gästekommunikation und Reporting. 

Als cloudbasiertes Property Management System bietet Guestline Hotelteams Zugriff auf Echtzeitinformationen. Das unterstützt effizientere Workflows und reduziert den Bedarf an zusätzlichen manuellen Arbeitsschritten. Gerade für Hotelgruppen mit mehreren Standorten wie Bike & Boot zahlt sich das aus: mehr Transparenz, einheitlichere Abläufe und mehr Kontrolle über den gesamten Betrieb.

Mit KI-gestützten Tools und intelligenter Automatisierung entlastet Access Hospitality Hotels bei Routineaufgaben und unterstützt dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen. Das schafft Teams mehr Freiräume, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt: exzellente Gästeerlebnisse zu schaffen. 

Der Unterschied liegt dabei nicht allein in der Technik. Er zeigt sich darin, wie wir diese implementieren, begleiten und nah an den Bedürfnissen von Hoteliers kontinuierlich weiterentwickeln.

„Automatisierung schafft nur dann echten Mehrwert, wenn sie an die tatsächlichen Abläufe im Hotel anknüpft. Unser Fokus liegt darauf, Hotelteams mit Tools auszustatten, die ihre Arbeit vereinfachen, mehr Transparenz schaffen und bessere Entscheidungen im gesamten Betrieb ermöglichen.“

Julia Kopatzki, Product Owner, Access Hospitality.

• Ein Reporting, das Führungskräften Klarheit verschaffen: 

Für Bike & Boot gehört das Reporting zu den wichtigsten betrieblichen Verbesserungen nach der Rückkehr zu Guestline. 

Zahlreiche Berichte aufwendig zusammenzustellen und Daten manuell abgleichen zu müssen, gehört der Vergangenheit an. Das Team hat nun wieder Zugriff auf konsolidierte Insights und kann schneller fundierte Entscheidungen treffen. 

Genau diese Transparenz ist für die Hotelleitung wichtig: Sie hilft den Teams, Entwicklungen zu verstehen, Probleme frühzeitig zu erkennen und den Betrieb souverän zu steuern.