Erfolgsgeschichte:
Best Western Premier Hotel Rebstock

Mitten in der Würzburger Altstadt steht eines der ältesten Gasthäuser Deutschlands: das Best Western Premier Hotel Rebstock. Erstmals 1408 erwähnt, überstand das Haus Kriege, Wiederaufbau und mehrere Generationen Besitzerwechsel – und gehört heute zu den charaktervollsten Hotels der Region. Hinter dem beeindruckenden historischen Haus steht eine moderne, gastorientierte Hotellerie, die täglich mit rund 125 Zimmern, einem anspruchsvollen Tagungsgeschäft und internationalen Gästen arbeitet. 

Geführt wird das Traditionshaus von Christoph Unckell, geschäftsführender Gesellschafter in zweiter Generation. Seit 30 Jahren prägt er die Entwicklung des Hotel Rebstocks und hat das Haus mit großem Gespür für Qualität und Marktanforderungen weiterentwickelt. Für die operative Steuerung ist Stefanie Langer verantwortlich. Seit 1998 im Hotel Rebstock, führt sie heute die Bereiche Rezeption und Reservierung. Gemeinsam stehen sie für eine Gastgeberkultur, die im Rebstock tief verwurzelt ist. 

Ziel ist es, jedem Gast das Gefühl zu geben, angekommen zu sein. Dieser Anspruch zeigt sich im Detail: kuschelige Hausschuhe, die auf dem Zimmer bereitliegen, warme Milch mit Honig, die auch spät abends bestellt werden kann, und auf Wunsch eine Wärmflasche für das Wohlbefinden – kleine Gesten, die Eindruck hinterlassen.

Diese gelebte Gastfreundschaft funktioniert jedoch nur, wenn hinter den Kulissen alles reibungslos ineinandergreift. Dazu benötigt es Systeme, die auf dem neuesten Stand sind, Lösungen, die dem Team den Freiraum geben, sich voll und ganz auf den Gast zu konzentrieren. 

Der entscheidende Punkt: Kompatibilität mit Best Western

Als Mitglied der BWH Hotel Group / Best Western nutzt das Hotel Rebstock ein globales Reservierungssystem. Ein neuer PMS-Anbieter musste zwingend eine stabile, geprüfte und zukunftsfähige Schnittstelle bieten.

„Wir brauchten ein System, das zuverlässig mit dem Best Western Reservierungssystem kommuniziert. In Großbritannien funktionierte die Schnittstelle mit Guestline bereits hervorragend – das war für uns ein wichtiges Signal.“ So Christoph Unckell.

Damit war Guestline von Anfang an in der engeren Auswahl. Doch die finale Entscheidung sollte das Team treffen.

Der Auswahlprozess: Eine Teamentscheidung

Die Umstellung auf frühere Systeme war dem Hotel Rebstock alles andere als positiv in Erinnerung: lange Setups, chaotische Prozesse, Unsicherheit im Team. All das wollte man nicht noch einmal erleben.

Stefanie Langer beschreibt es offen:

„Ich hatte große Angst vor der Umstellung. Ich wollte meinem Team so etwas nicht noch einmal zumuten.“

Umso wichtiger war es, dass der neue Anbieter:

• persönlich erreichbar ist
• Sorgen ernst nimmt
• Transparenz schafft
• Zeit investiert
• verständlich erklärt

Genau hier punktete Guestline. Vom ersten Termin an erlebte das Rebstock-Team eine echte Partnerschaft: „Es ging nicht nur ums Verkaufen, man wollte uns wirklich mitnehmen. Wir haben zweieinhalb Stunden mit dem Projektmanager – Ahmed Seddik – gesprochen. Die investierte Zeit und Geduld haben mich beeindruckt.“ So Stefanie Langer

Somit entschied sich das Rezeptionsteam final für Guestline. Christoph Unckell erklärt: „Letztendlich arbeiten meine Mitarbeitenden täglich mit dem System. Also sollten sie auch entscheiden. Sie haben sich einstimmig für Guestline entschieden – und lagen damit absolut richtig.“

Der neue Alltag: schneller, intuitiver und deutlich entspannter

Seit August 2023 ist Guestline nun fest im Hotel Rebstock verankert und viele frühere Herausforderungen sind verschwunden. Folgendes hat sich geändert:

1. Weniger Stress beim Check-in und -out

• Pre-Stay-Mail + digitaler Meldeschein
• klare Anreisezeiten für Housekeeping
• schnellerer Check-out dank GuestPay
• digitale Rechnungszustellung

„Wenn der Gast kommt, können wir uns voll und ganz auf ihn konzentrieren und nicht auf Papierkram.“ – Stefanie Langer

2. Spürbare Entlastung in Peak-Zeiten

Durch online Check-in & Check-out gibt es weniger Staus an der Rezeption.

„Die Stresssituationen sind weg. Das Team ist besser drauf – und das merkt der Gast.“ – Christoph Unckell

3. Schnelleres Onboarding neuer Mitarbeitender

Die intuitive Oberfläche macht den Einstieg einfach:

„Unsere Azubis sind nach zwei Tagen fit. Früher hat das Wochen gedauert.“ – Stefanie Langer

4. Weniger Fehler dank stabiler Schnittstellen

Ein Thema, das im Rebstock besonders wichtig war:

„Für uns ist die Zuverlässigkeit der Schnittstellen Gold wert. Es gibt keine Übertragungsfehler mehr. Alles läuft sauber durch.“ – Stefanie Langer

5. Flexibilität durch die Cloud

Heute kann das Team:

• aus dem Homeoffice unterstützen
• Schulungen an jedem gewünschten Ort durchführen
• bei Internetausfällen einfach mobile Hotspots nutzen: 

„Bei einem kürzlichen Internetausfall konnten wir mit einem Laptop im WLAN alle Gäste auschecken. Früher wäre die Rezeption stundenlang lahmgelegt gewesen.“ – Erzählt Stefanie Langer

Auch die Gäste spüren den Unterschied:

Die Stammgäste des Hotels Rebstock reagierten positiv auf die Umstellung: „Viele haben uns gefragt, was sich bei uns verändert hat – und zwar positiv. Sie haben gemerkt, dass alles schneller und moderner läuft.“ – Stefanie Langer

Gerade Geschäftsreisende profitieren von strukturierten Abläufen, schneller Payment-Verarbeitung und klaren Bestätigungen.

Christoph Unckells Fazit: Ein System, das Freude macht

Für den Geschäftsführer ist Guestline nicht einfach ein PMS – sondern ein Werkzeug, das die Arbeit erleichtert: „Ich war zwei Stunden in der Schulung und kann heute selbst Reservierungen anlegen und Reports ziehen. Das System ist cheftauglich.“

Sein persönliches Highlight: „Wenn es dem Team gut geht, geht es auch dem Chef gut. Und mit diesem System geht es dem Team gut.“

Mit Guestline – Access Hospitality arbeitet das Team heute schneller, fehlerfreier und entspannter. Gäste spüren die Qualität, Mitarbeitende die Entlastung und Christoph Unckell die Sicherheit, ein System zu haben, das mit dem Haus mitwächst.

Sein Schlusswort bringt alles auf den Punkt:

„Wir arbeiten heute moderner, schneller und viel stressfreier. Guestline war für uns die absolut richtige Entscheidung.“