Erfolgsgeschichte:
Hotel Adria München

Das Hotel Adria München, dass sich seit über 50 Jahren in Familieneigentum befindet, liegt mitten im eleganten Stadtteil Lehel.  Nur wenige Gehminuten von der Altstadt, der Isar und dem Englischen Garten entfernt, empfängt das privat geführte Haus seine überwiegend internationalen Leisure- und Businessgäste mit 45 Zimmern, einem internationalen Team und einer bemerkenswert warmen, persönlichen Atmosphäre. „Unser Ziel ist, dass Gäste sich wie zu Hause fühlen. Dieser Wohlfühlfaktor gehört zur Identität des Hauses“, beschreibt Hoteldirektor Yousuf Siddiqi den Charakter des Hotels.

Als Yousuf Siddiqi im Februar 2024 seine Position als Hoteldirektor antrat, war schnell klar, das Hotel steht prozesstechnisch an einem Wendepunkt. Das vorhandene Frontoffice-System war noch als On-Premise Lösung konzipiert. Ein neues, cloudbasiertes System mit einfacheren und zeitgemäßen Abläufen sollte auch auf Wunsch der Eigentümerin, installiert werden. Yousuf Siddiqi musste daher in kürzester Zeit entscheiden, wie Strukturen und Prozesse modernisiert werden können, ohne dass das Hotel ADRIA München seinen familiären Charme verliert.

Der Ausgangspunkt: Ein Hotel im Jahr 2024 – auf dem Weg, analoge Routinen durch digitale zu ergänzen

Als Yousuf begann, fand er Prozesse vor, die seit vielen Jahren unverändert liefen. Papier war das zentrale Bearbeitungsmedium des Betriebes.

„Wir haben pro Reservierung rund acht Seiten ausgedruckt. Im Archiv standen Ordner aus zehn Jahren, voll mit händisch geführten Meldescheinen, Rechnungen und Gästedokumenten. Das war für mich wie ein Blick in ein Hotel der 80er – nur eben im Jahr 2024.“

Dazu kamen manuelle Abläufe wie:

• Virtuelle Kreditkarten manuell belasten
• Meldescheine per Hand ausfüllen und sortieren
• Gästekommunikation ohne Automatisierung
• Reservierungsdaten manuell übertragen

Für Yousuf war klar: „Diese Strukturen haben das Team nicht motiviert, sondern gebremst. Und ich wollte zeigen, dass Digitalisierung nicht kalte Technik ist, sondern ein Weg, wieder mehr Zeit für Gastfreundschaft zu haben.“

Die Eigentümerin des Hauses hatte ebenfalls den Wunsch, dass das Hotel modernisiert wird und gab Yousuf damit das Mandat, eine der wichtigsten Entscheidungen seiner Anfangszeit zu treffen: der Wechsel des PMS.

Der Tag der Umstellung war für Yousuf mehr als nur ein technischer Switch. Er fiel auf den letzten Tag seiner Probezeit und wurde zum persönlichen Wendepunkt.

„Als wir um 14:02 Uhr live gegangen sind, war das für mich wie eine Neugeburt. Für das Haus, für das Team und für mich selbst. Es war der Moment, an dem ich wusste: Wir haben die richtige Entscheidung getroffen.“

Die Onboarding Spezialisten von Guestline begleitete das Team von Hotel Adria zwei Wochen lang persönlich im Hotel.

Eine Art Training, Coaching und emotionale Stütze zugleich.

„Ich fand es unglaublich wertvoll, dass jemand von Guestline physisch da war. Nicht nur schulen, sondern an die Hand nehmen. Das hat Vertrauen geschaffen und das war in dieser Phase wichtiger als alles andere.“

Das Team war zu Beginn vorsichtig – manche sogar ängstlich.

Ein Beispiel beschreibt Yousuf besonders gern:

„Unsere Mitarbeiter haben die virtuellen Kreditkarten anfangs noch manuell belastet, weil sie dem automatisierten Prozess nicht vertraut haben. Irgendwann musste ich sagen: Lasst das System einfach mal selbst arbeiten. Am nächsten Tag haben wir uns die Ergebnisse angesehen – und das war ein tolles Erlebnis.“

• Keine Meldescheine mehr drucken
• Keine Ordner mehr sortieren
• Keine manuellen Kreditkartenbelastungen
• Keine Doppelarbeiten

Gäste füllen ihre Meldescheine bequem unterwegs im Zug aus, Zahlungen werden automatisch abgerufen, und Reservierungen fließen fehlerfrei ins PMS.

„Es war faszinierend zu sehen, wie stolz Gäste waren, als sie uns sagten: ‚Ich habe mich schon selbst eingecheckt.‘ Und genauso stolz waren unsere Mitarbeiter, als sie im System gesehen haben, dass alles funktioniert“, erzählt das Team.

Für die Mitarbeitenden bedeutet das nicht nur weniger Routinearbeit, sondern vor allem mehr Motivation, Klarheit und Raum für echte Gastfreundschaft.

Für Yousuf ist die Entwicklung seines Teams ein Herzensanliegen. Besonders deutlich wird das beim Onboarding neuer Mitarbeitender: Was früher zwei bis sechs Monate dauerte, gelingt heute in nur ein bis zwei Wochen.

„Früher hat man gesagt: Ein neuer Mitarbeiter braucht bis zu sechs Monate. Heute sagen wir: Nach einer Woche können sie alleine einchecken, auschecken und Rechnungen erstellen“, erklärt Yousuf.

Der Grund für diese enorme Zeitersparnis liegt in der Struktur von Guestline. Das System ist logisch aufgebaut – nicht einfach „technisch vereinfacht“.

„Guestline denkt in Prozessen, die für Hoteliers Sinn ergeben. Das macht es so intuitiv“, betont er.

Ein weiterer Pluspunkt: Die gewonnene Zeit beim Einarbeiten und in der täglichen Arbeit schafft Freiräume – für das Team, um sich intensiver um die Gäste zu kümmern, und für Yousuf, um die Entwicklung seiner Mitarbeitenden voranzutreiben.

„Digitalisierung ist für mich nicht nur ein Prozessgewinn. Sie gibt meinem Team Zeit zurück – Zeit für den Gast, aber auch Zeit für individuelle Weiterentwicklung. Wenn Mitarbeitende nur mit operativen Aufgaben beschäftigt sind, bleibt dafür kaum Raum“, fasst Yousuf zusammen.

Für ihn ist das ein entscheidender Motivationsfaktor: „Wenn Mitarbeitende nicht mehr nur abarbeiten, sondern mitdenken und mitgestalten können, identifizieren sie sich stärker mit ihrer Arbeit – und genau das macht langfristig den Unterschied.“

Ein wichtiges Ziel des Projekts war, Stammgäste nicht zu verlieren.

Das Gegenteil ist passiert: Viele sind positiv überrascht.

„Wir wollten uns modernisieren, ohne den persönlichen Kontakt zu verlieren. Für uns bleibt entscheidend, dass Gäste gesehen, begrüßt und verabschiedet werden – Technik soll uns dabei helfen, nicht ersetzen.“

Gleichzeitig profitieren vor allem Businessgäste:

• Schnellere Anreise
• Bequemer Check-in per mobilem Meldeschein
• Einfacher Checkout mit automatisierter Rechnung
• Transparente Kommunikation vorab

Fazit von Yousuf Siddiqi: „Ich habe keinen Tag bereut“

„Seit über einem Jahr arbeiten wir jetzt mit Guestline, und ich habe keinen einzigen Tag meine Entscheidung bereut. Was mir auch sehr wichtig ist: Wenn etwas nicht perfekt läuft, finden wir gemeinsam eine Lösung. So stelle ich mir eine Partnerschaft vor.“

Für andere Hoteliers hat er einen klaren Rat:

„Man sollte sich nicht zuerst fragen, welche Software am meisten kann, sondern was wirklich zum eigenen Haus, zum Team und zu den Gästen passt. Wie groß ist das Hotel? Wie erfahren ist das Team? Was erwarten die Stammgäste?“

Gerade bei Veränderungsprozessen sei es entscheidend, die Mitarbeitenden mitzunehmen und eine klare Vision zu haben.

„Es geht nicht darum, alles auf einmal zu modernisieren, sondern bewusst zu entscheiden, welchen Weg man gehen möchte.“

Seine Empfehlungen:

• Ein klares Lastenheft definieren
• Das Team frühzeitig einbeziehen
• Ein anderes Guestline-Hotel besuchen („hat uns enorm geholfen“)
• Auf Support und persönliche Beziehung achten

„Guestline ist nicht nur Software. Es ist ein Partner, der mitdenkt und uns auf dem Weg begleitet.“

Abschließend betont Yousuf, wie stolz er auf sein Team ist:

„Die Umstellung war kein einfacher Weg. Aber das Team ist mitgewachsen, hat Vertrauen entwickelt und die Veränderung angenommen. Genau darauf bin ich besonders stolz.“