Erfolgsgeschichte: Altstadthotel Arte in Fulda
Wie die Cloud-Lösungen von Access Guestline komplexe Betriebe einfach verwalten lassen
Product
Access Guestline
Die Ausgangssituation
Das Altstadthotel Arte liegt im Herzen Fuldas in der Mitte Deutschlands und ist bei Geschäfts- und Städtereisenden gleichermaßen beliebt. Zum Hotel mit 91 Zimmern gehört außerdem das Restaurant Hohmanns Brauhaus, in dem hauseigenes Bier serviert wird, sowie der Tagungsbereich mit 17 Veranstaltungsräumen. Zum Unternehmen gehört außerdem das Hotel am Schlosstheater (27 Zimmer) in Fulda. Beide Häuser werden zentral verwaltet.
Die Implementierung
Im März 2019 hat sich das Altstadthotel Arte dazu entschieden, zu den Cloud-Lösungen von Access Guestline zu wechseln.
Wichtig war für Direktionsassistentin Janina Trabert beim Wechsel von ihrem vorherigen Anbieter zu Access Guestline vor allem, dass die Bestandsdokumente beibehalten werden, während Abläufe und Prozesse gleichzeitig optimiert werden. Angebote und Verträge sollten weiterhin genau aussehen wie bisher, wenn sie beim Kunden ankommen. „Der Implementation Specialist Ian hat damals sehr genau darauf geachtet, diesen Wunsch zu erfüllen, damit die Dokumente so bleiben, wie unsere Kunden und Mitarbeiter sie kennen und gewohnt sind. Es war toll, dass wir das so angleichen konnten“.
Vor-Ort Trainings waren für Janina Trabert bei der Implementierung essenziell. Über 3 Wochen wurden die Programme genau auf den Betrieb zugeschnitten und gemeinsam mit dem Implementierungsteam verschiedene Szenarien durchgegangen. „Es ging bei der Implementierung nicht nur um die Trainings des Teams, sondern auch den Aufbau des Programms. Deshalb fand ich es gut, dass wir das vor Ort gemeinsam mit den erfahrenen Trainern machen konnten, die schon so viele Hotels live geschaltet haben, und uns nicht über Online Videos alles selbst beibringen mussten.“
Über 80% unserer Teammitglieder kommen aus der Hotellerie. Unser Anspruch ist es deshalb nicht nur die Mitarbeiter vor Ort zu schulen, sondern unsere Kunden auch optimal zu beraten und unsere Lösungen so aufzubauen, wie sie für das jeweilige Hotel am besten passen.
Im laufenden Betrieb
Für Janina Trabert haben sich im laufenden Betrieb einige Punkte herauskristallisiert, die sie besonders an den neuen Systemen zu schätzen gelernt hat:
„Ich finde es sehr gut, dass die Funktionen im System genau auf die Abteilungen zugeschnitten werden können. Ein Mitarbeiter an der Rezeption muss nicht gleichzeitig das ganze Konferenzmodul offen haben und anders herum. Gerade beim Onboarding neuer Teammitglieder ist das sehr hilfreich, da sie nicht gleich mit der ganzen Funktionalitäts-Bandbreite konfrontiert werden.“
Auch beim Management der Raten hat sich im operativen Betrieb des Altstadthotel Artes einiges geändert: Um einen möglichst guten Überblick zu behalten, welche Firma wie viel im Altstadthotel Arte bucht, hat das Team für jedes Unternehmen eine eigene Rate angelegt. Dieser Schritt ist für viele vielleicht ungewöhnlich, hat sich aber für Janina Trabert und ihr Team bewährt und ist durch die Guestline Lösungen auch einfach umzusetzen. „Wir hören öfter, auch in eurem Support, dass wir das Haus mit den meisten Raten sind. Für uns ist dieser Prozess aber der beste und verlässlichste, um anhand der Rate zu sehen, welches Unternehmen was bucht, da wir mit vielen Firmen und Reiseveranstaltern zusammenarbeiten und jeder eine eigene Rate möchte. Raten ändern ist für uns jetzt so einfach wie nie: man passt die Rate einmal an und das System zieht sich die Infos dann alle entsprechend“.
Diese Herangehensweise ist für uns bei Guestline besonders wichtig. Wir möchten nicht, dass sich ein Betrieb mit der Umstellung auf unsere Systeme komplett neu strukturiert und den Systemen anpasst – im Gegenteil: die Systeme sind da, um den Betrieb so zu unterstützen, wie es für das Haus und seine besonderen Gegebenheiten vor Ort am besten passt.
Sehr positiv bewertet Janina Trabert außerdem den Guestline Support. „Es ist immer jemand direkt telefonisch erreichbar und eventuell auftauchende Probleme werden direkt weiterbearbeitet. Darüber hinaus sind alle im Support Team immer so freundlich, auch wenn man zum hundertsten Mal anruft. Das ist für mich wirklich der große Vorteil bei Guestline und einer der Gründe, warum wir von unserem vorherigen Anbieter weggegangen sind.“
Das Lieblingstool von Janina Trabert ist das Konferenz & Bankett Tool. Die Angebotserstellung ist für sie damit so einfach wie nie zuvor: „Es ist so hilfreich, weil einfach alles hinterlegt ist. Ich kann die Vorlagen alle direkt einfügen und habe mein Angebot somit in weniger als 10 Minuten geschrieben.“ Außerdem ermöglicht das Tool ihr, Checklisten zu erstellen und diese mit allen involvierten Parteien und Kollegen im Haus zu teilen.
Vielen Dank an Janina für deine Zeit, wir hatten einen sehr schönen Aufenthalt in Fulda und freuen uns immer, unsere Lösungen in Aktion zu sehen. Das Altstadthotel Arte hat durch seine verschiedenen Properties, den großzügigen Tagungsbereich und die zahlreichen Veranstaltungen viele Aspekte, die das Haus so besonders machen, aber gleichzeitig auch die Systemlandschaft schnell komplex und unübersichtlich werden lassen. Mit dem Guestline PMS inklusive Konferenz & Bankett Modul, dem Guestline Channel Manager und der Buchungsmaschine auf der eigenen Website sowie verschiedenen Zwei-Wege Schnittstellen wurde hier eine Kombination geschaffen, die alle Bereiche reibungslos und bis ins Detail unterstützt.
Setzen Sie auf die clevere Art, Ihr Hotel zu führen