Wie Hoteliers KI einsetzen, um Kosten zu senken und Gästeerlebnisse zu verbessern

Diese Bedenken sind berechtigt. Unser KI-Research-Report zeigt, dass durch nicht vernetzte Systeme bis zu 47 % der operativen Ausgaben verschwendet werden können. Die tägliche Zeit für Systemwechsel liegt bei 1–2 Stunden (40,7 % der Betreiber), 2–3 Stunden (26,7 %) und bei mehr als 3 Stunden (3,3 %). Das ist viel Zeit für Aufgaben, die keinen Mehrwert schaffen.

Für gastronomisch geprägte Betriebe können diese Ineffizienzen jährliche Kosten von bis zu 35.000 € verursachen, selbst kleinere Standorte verlieren rund 28.000 €. Diese Zahlen verdeutlichen, warum Betreiber nach intelligenteren Arbeitsweisen suchen. Bei Access Hospitality sprechen wir täglich mit Hoteliers und Gastronomen darüber, wie unverbundene Systeme sie ausbremsen – und wie vernetzte Technologien nachhaltiges Wachstum ermöglichen.

In diesem Leitfaden beleuchten wir, was KI für die Hotellerie wirklich bedeutet, wie sie kostspielige Ineffizienzen reduziert, welche Anwendungsfälle den größten Impact haben und welche Schritte für eine erfolgreiche Implementierung entscheidend sind. Außerdem teilen wir Einblicke unserer Experten und zeigen, wie Access Evo Betreiber dabei unterstützt, KI effektiv einzusetzen.

Entdecken Sie:

• KI in der Hotellerie verstehen
• Der Business Case für KI
• KI-Anwendungsfälle in der Hospitality
• Die Herausforderung der Systemintegration
• Konsumentenperspektiven auf KI in der Hotellerie
• Häufige KI-Mythen in der Hospitality

Was KI für Hospitality-Betreiber wirklich bedeutet

Künstliche Intelligenz in der Hotellerie bedeutet nicht, Menschen zu ersetzen. Es geht darum, datengetriebene Technologien zu nutzen, um repetitive Aufgaben zu automatisieren und Entscheidungsprozesse zu verbessern. Richtig implementiert, unterstützt KI Ihre Teams dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: exzellente Gästeerlebnisse und einen wirtschaftlich erfolgreichen Betrieb.

Warum die Einführung von KI Fahrt aufnimmt

Betreiber stehen unter dem Druck, mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen. Herausforderungen wie Personalmangel und steigende Betriebskosten machen Effizienz zur Notwendigkeit. Gleichzeitig arbeiten die meisten Unternehmen mit mehreren, nicht integrierten Systemen. Unsere Studie zeigt: Über 95 % der Betreiber nutzen mehr als ein System; 38 % arbeiten mit 2–4, 36 % mit 5–7 und 20,7 % sogar mit mehr als 8 Plattformen. Das erhöht die Komplexität und verlangsamt Abläufe. Die Einführung von KI ist jedoch oft weniger kompliziert als gedacht und kann helfen, zentrale Herausforderungen zu reduzieren, darunter:

• Personalmangel und steigende Kosten
• Fragmentierte Systeme, die den Service verlangsamen
• 95 % der Betriebe mit mehreren Plattformen
• Durchschnittlich vier bis fünf Systeme pro Standort

Was unsere Hospitality-Software-Experten sagen:

Jules Hailstone, Director of Product Marketing bei Access, beschreibt die Herausforderung so:

„Ein ganzheitliches Verständnis von Geschäfts- und Kundendaten zusammenzuführen, kostet enorm viel Zeit. Zähe Prozesse gibt es überall – von der Bestellung bis zum Rechnungsmanagement. Das alles ist ein echter Kraftakt.“

Martin Verdon-Roe, GM Front of House, ergänzt:

„Aufgaben im Front of House wie Platzierung, Bestellaufnahme, Zahlungsabwicklung und Gästewünsche verschlingen unglaublich viel Zeit. KI kann helfen, diese Workflows zu automatisieren und Reibungsverluste für Mitarbeitende und Gäste zu reduzieren.“

In der Hotellerie zählt jeder Euro. Steigende Kosten und operative Ineffizienzen belasten die Margen spürbar. Unsere Studie zeigt das Ausmaß deutlich: Der selbstberichtete OPEX-Verlust durch nicht vernetzte Systeme reicht von 0 bis 47 %. Für gastronomisch geprägte Betriebe bedeutet das bis zu 35.000 € Verlust pro Jahr, bei getränkeorientierten Betrieben rund 18.000 €. Selbst kleinere Standorte verlieren durchschnittlich etwa 28.000 € jährlich – Zahlen, die man nicht ignorieren kann.

Zeit ist ein weiterer versteckter Kostenfaktor. 40,7 % der Manager verbringen täglich 1–2 Stunden mit dem Wechsel zwischen Systemen, 26,7 % sogar 2–3 Stunden und 3,3 % mehr als 3 Stunden. Hotel- sowie Food-&-Beverage-Teams verschwenden so jährlich Hunderte Stunden. Diese Ineffizienzen beeinträchtigen nicht nur die Profitabilität, sondern verlangsamen auch den Service und frustrieren Mitarbeitende.

KI bietet hier einen pragmatischen Lösungsansatz. Durch die Vernetzung von Systemen und die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben lassen sich Verluste reduzieren, Prognosen verbessern und fundierte Entscheidungen schneller treffen.

Jules Hailstone erklärt dazu:

„Das Verständnis und die Abstimmung unterschiedlicher Technologien gehören zu den kostspieligsten Ineffizienzen. Daten sind der Schlüssel – und KI hilft, sie zusammenzuführen.“

Martin Verdon-Roe ergänzt:

„Langsame Tischumschläge und ungenaue Wartezeitangaben zählen zu den größten Umsatzbremsen. KI kann diese Probleme lösen, indem sie Nachfrage prognostiziert und Sitzplatz- sowie Personaleinsatz optimiert.“

Der Business Case ist eindeutig: KI ersetzt keine Menschen, sondern reduziert Reibungsverluste und gibt Betreibern die Werkzeuge an die Hand, um effizienter und profitabler zu arbeiten.

Im Vergleich zu anderen Hospitality-Segmenten stehen Hotels vor besonderen Herausforderungen über mehrere Abteilungen hinweg: hohe Gästeerwartungen, komplexe operative Abläufe und schwankende Auslastung. Der Einsatz von KI hilft Hoteliers, diese Herausforderungen zu meistern – durch effizientere Prozesse und verbesserte Gästeerlebnisse, ohne den menschlichen Aspekt zu verlieren.

39 % der Hotelbetreiber geben an, dass KI-Integrationen bei der Bewältigung hotelspezifischer Herausforderungen geholfen haben, weitere 33 % erwarten eine Optimierung der Buchungsprozesse. Das zeigt: Die Vorteile von KI sind real – ohne Kontrollverlust für die Betreiber. Doch was konkret können Hoteliers von KI-gestützten Hotelmanagement-Tools erwarten?

Intelligente Reservierungen und Zimmerzuweisungen

Ein effizientes Buchungssystem ist entscheidend für Auslastung und Umsatz. Mit einem KI-gestützten Buchungssystem können Hotels:

• Verfügbarkeiten in Echtzeit analysieren und Zimmer automatisch optimal zuweisen
• Nachfragespitzen prognostizieren und Preise anpassen
• Sonderwünsche berücksichtigen und Zimmer-Upgrades anbieten
• Bestätigungen und Erinnerungen automatisieren, um No-Shows zu reduzieren

Personalisierte Gästeerlebnisse

Der moderne Reisende erwartet heute ein hohes Maß an Individualisierung. KI-gestützte CRM- und Guest-Engagement-Tools ermöglichen es Hotels:

• Buchungshistorie und Präferenzen für personalisierte Angebote zu nutzen
• Pre-Arrival-Kommunikation zu automatisieren und passende Services anzubieten
• Erkenntnisse aus WLAN-Nutzung und Aufenthaltsverhalten für Loyalty-Programme zu gewinnen

Digitale Check-ins und Gästeankünfte

KI-basierte Check-in-Lösungen sorgen für nahtlose Guest Journeys und entlasten die Rezeption. Check-in-Kioske und mobile Zimmerschlüssel:

• Reduzieren Warteschlangen an der Rezeption
• Schaffen Freiräume für persönliche Begrüßung statt Administration
• Verbessern den ersten Eindruck und die Gästezufriedenheit

David Esteban, Senior Product Manager bei Access, erklärt:

„KI wirkt hier wie ein intelligentes Bindeglied. Sie normalisiert Daten, automatisiert API-Anbindungen und schafft eine einheitliche Ebene für Insights – ohne bestehende Systeme ersetzen zu müssen.“

Nicht vernetzte Systeme zählen zu den größten Effizienzbremsen in der Hotellerie. Viele Betreiber nutzen separate Plattformen für PMS, Channel Manager, Reservierungen und Zahlungen. Das führt zu Doppelarbeit und verlangsamt Prozesse. Unsere Studie zeigt, dass bis zu 47 % der OPEX durch redundante Lizenzen verloren gehen können, wenn Systeme nicht miteinander kommunizieren – Mittel, die besser in Gästeerlebnisse oder Kostensenkung investiert wären.

Integration ist entscheidend, weil sie den Return on Investment direkt beeinflusst. Fließen Daten reibungslos zwischen Systemen, erhalten Manager Echtzeit-Transparenz über Umsatz, Bestand und Personalkosten. Entscheidungen werden schneller und Fehler reduziert. Ohne Integration verbringen Teams Stunden mit manueller Datenabstimmung – ohne Mehrwert und mit erhöhtem Fehlerrisiko.

Häufige Stolpersteine sind:

• Der Einsatz von Excel-Tabellen als Workaround für nicht verbundene Systeme
• Zahlungen für überlappende Funktionen in mehreren Tools
• Verlust von Datenqualität bei manueller Übertragung
• Verzögerte Reports, die proaktive Kostenkontrolle verhindern

Jules Hailstone bringt es auf den Punkt:

„Bestehende Systeme zu entwirren, erfordert enormen Aufwand. Selbst große Unternehmen verlassen sich noch auf Tabellen für kritische Prozesse. KI und integrierte Technologien nehmen diese Reibung heraus und schaffen die Transparenz, die Betreiber für effizientere Abläufe brauchen.“

Gäste nehmen Technologie in der Hotellerie zunehmend bewusst wahr und erwarten, dass sie ihr Erlebnis verbessert. Vier von zehn Gästen glauben, dass KI die Servicequalität steigert und Interaktionen personalisiert. Diese Erwartung wächst, da digitale Tools im Alltag immer selbstverständlicher werden.

Entscheidend ist das Vertrauen der Gäste in KI-Empfehlungen. Dieses ist vorhanden – wenn Technologie im Hintergrund arbeitet und menschliche Interaktion unterstützt statt ersetzt. KI kann Wartezeiten prognostizieren, Angebote personalisieren und Kapazitäten steuern, ohne dass Gäste den Prozess aktiv wahrnehmen. Das Ergebnis: schnellerer Service und ein reibungsloseres Erlebnis.

Martin Verdon-Roe ergänzt:

„KI arbeitet leise im Hintergrund, um das Gästeerlebnis effizient und personalisiert zu gestalten und gleichzeitig Probleme und Kapazitäten vorauszusehen. So können sich Teams auf echte Gastfreundschaft konzentrieren statt ständig Brände zu löschen.“

Implementierungs-Roadmap für KI in der Hotellerie

Die Einführung von KI muss nicht überwältigend sein. Eine klare Roadmap hilft Betreibern, von der Idee zu messbaren Ergebnissen zu gelangen – ohne den laufenden Betrieb zu stören. Der Schlüssel liegt darin, klein zu starten, Vertrauen aufzubauen und schrittweise zu skalieren.

4 Schritte für eine erfolgreiche Implementierung:

1. Bestehende Systeme und Prozesse analysieren

Identifizieren Sie Ineffizienzen und zeitintensive Aufgaben. Achten Sie auf doppelte Dateneingaben, manuelles Reporting und nicht verbundene Plattformen.

2. Pilotbereich mit hohem Potenzial wählen

Starten Sie mit einem Bereich wie Warenwirtschaft oder Personaleinsatzplanung, um KI in einem kontrollierten Umfeld zu testen und schnell Ergebnisse zu messen.

3. Team schulen und Mehrwert kommunizieren

Die Akzeptanz der Mitarbeitenden ist entscheidend. Vermitteln Sie klar, dass KI repetitive Aufgaben reduziert und Zeit für den Gästeservice schafft – nicht Arbeitsplätze ersetzt.

4. ROI messen und Ansatz optimieren

Verfolgen Sie Kennzahlen wie Zeitersparnis, Kostenreduktion und Gästezufriedenheit. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um KI schrittweise im gesamten Betrieb auszurollen.

„39 % der Betreiber erwarten, dass KI innerhalb des nächsten Jahres Ineffizienzen reduziert – frühe Anwender sichern sich damit einen klaren Wettbewerbsvorteil.“

Die Einführung von KI wirft oft Fragen und Sorgen auf, viele davon beruhen jedoch auf Missverständnissen. Ein realistisches Verständnis dessen, was KI leisten kann – und was nicht – ist entscheidend.

Die häufigsten Mythen die wir täglich hören:

Ersetzt KI mein Personal?

Nein. KI automatisiert repetitive Aufgaben und liefert Entscheidungsgrundlagen, ersetzt aber nicht den menschlichen Faktor. Sie schafft Freiräume für das Wesentliche: exzellente Gästeerlebnisse und umsatzrelevante Tätigkeiten.

Ist KI zu teuer für kleinere Betriebe?

Nicht mehr. Moderne KI-Lösungen sind skalierbar und erschwinglich. Betreiber können gezielt starten, ohne hohe Anfangsinvestitionen oder komplette Systemumstellungen.

Ist KI nur etwas für große Hotelketten?

Keineswegs. Auch unabhängige Hotels, Restaurants und kleinere Betriebe nutzen KI bereits erfolgreich zur Kostenreduktion und Effizienzsteigerung. Die Technologie ist praxisnah und für Unternehmen jeder Größe geeignet.

Ist KI sicher genug für Kundendaten?

Ja – bei korrekter Implementierung. Seriöse KI-Systeme verfügen über starke Sicherheitsmechanismen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und DSGVO-Konformität. In vielen Fällen erhöht KI die Sicherheit sogar, indem sie Auffälligkeiten schneller erkennt als manuelle Prozesse.

Was passiert, wenn KI Fehler macht?

KI unterstützt menschliche Entscheidungen, ersetzt sie aber nicht vollständig. Die besten Lösungen halten Menschen bei kritischen Entscheidungen eingebunden. Zudem lernen moderne KI-Systeme kontinuierlich dazu und werden mit der Zeit präziser.

Ist KI zu kompliziert für mein Team?

Heutige KI-Tools sind benutzerfreundlich konzipiert und integrieren sich nahtlos in bestehende Workflows. Mitarbeitende müssen nicht verstehen, wie KI funktioniert – sie nutzen intuitive Oberflächen, die ihre Arbeit erleichtern.

Bereit, mit KI in der Hotellerie zu starten?

In diesem Artikel haben wir den aktuellen Stand von KI in der Hotellerie beleuchtet und aufgezeigt, was sie für Betreiber heute bedeutet. Wir haben steigende Kosten und fragmentierte Systeme betrachtet, den finanziellen Einfluss von Ineffizienzen analysiert, praxisnahe Anwendungsfälle vorgestellt und konkrete Schritte zur erfolgreichen Implementierung beschrieben. Zudem haben wir gängige Mythen entkräftet und Experteneinblicke geteilt, wie KI das Gästeerlebnis verbessert, ohne den menschlichen Faktor zu ersetzen.

Access Evo macht diesen Weg einfach. Mit Tools wie Copilot für Echtzeit-Insights, Analytics für fundierte Entscheidungen und Spaces für Team-Zusammenarbeit lassen sich Systeme verbinden, Verschwendung reduzieren und Profitabilität steigern. Die Lösungen arbeiten im Hintergrund, damit sich Teams auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: echte Gastfreundschaft.

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