KI erfolgreich einführen: 5 Phasen für die Hotellerie

In unserem Hospitality Tech Trends Guide wird berichtet, dass bereits mehr als 53 % der Betreiber KI in ihre Prozesse integriert haben. Weitere 68 % stimmen zu, dass KI zu reibungsloseren und produktiveren Abläufen beigetragen hat. Gleichzeitig hat knapp die Hälfte der Betreiber KI noch nicht eingeführt und läuft damit Gefahr, den Anschluss zu verlieren, während andere im neuen Zeitalter der Hotellerie vorangehen.

In diesem Artikel beleuchten wir die zentralen Herausforderungen bei der KI-Einführung in der Hotellerie und zeigen praxisnahe Lösungsansätze auf. Außerdem erfahren Sie, wie Sie KI in fünf einfachen Phasen in Ihren Betrieb integrieren können, um optimal in die Nutzung von KI-Tools zu starten. Mithilfe von Erkenntnissen aus unserem umfangreichen KI-Report, der exklusive Einblicke in den Einsatz von KI in der Hotellerie liefert, stellen wir Ihnen konkrete Handlungsempfehlungen und Tools zur Verfügung, die Sie auf Ihrer KI-Reise unterstützen.

Der Aufstieg von KI hat große Erwartungen geweckt und verspricht effizientere und reibungslosere Abläufe für Betreiber. Trotz der zahlreichen Vorteile gibt es weiterhin Vorbehalte gegenüber KI, insbesondere bei Mitarbeitenden und Teams, die von der Einführung überzeugt werden sollen. In vielen Hotelbetrieben fehlt es noch an Vertrauen in KI-Systeme. Laut unserem aktuellen KI-Report geben 60 % an, dass ihre Daten unvollständig oder lückenhaft sind. Echtzeitdaten sind beeindruckend, aber nur dann wirklich wertvoll, wenn sie konsistent und korrekt sind.

Hinzu kommen kulturelle Vorbehalte und generationenbedingte Unterschiede. Mitarbeitende sind mitunter noch nicht bereit, KI-Tools zu nutzen, und greifen lieber auf manuelle Datenprüfungen zurück, anstatt den bestehenden Systemen zu vertrauen.

Sarah Jones, SHR Product Department Manager bei Access Hospitality, bringt es auf den Punkt:

 „Es ist noch eine frühe Phase für KI in der Hotellerie. Die Erwartungen sind hoch, aber die Realität braucht Zeit, um aufzuholen.“

Veränderungen bringen immer Bewegung ins System. Neue Technologien und Arbeitsweisen können Teams verunsichern, insbesondere wenn die Sorge besteht, dass Integrationen scheitern oder Budgets überschritten werden. Kurz gesagt: KI macht in der Hotellerie Fortschritte, aber vermutlich nicht so schnell, wie sie es könnte.

1. Angst vor Veränderung und Widerstand im Team

KI automatisiert wiederkehrende Aufgaben, die viel Zeit und Ressourcen binden. Gleichzeitig gibt es auf Mitarbeiter- und Organisationsebene Vorbehalte. Unser KI-Report zeigt, dass 53 % der Gäste weiterhin menschliche Interaktion bevorzugen, obwohl 35 % glauben, dass KI ein besseres Erlebnis bieten könnte. Das unterstreicht, dass KI Prozesse unterstützen soll, nicht ersetzen.

2. Fragmentierte Tech-Stacks und mangelnde Integration

Im Durchschnitt nutzen Hotelbetriebe mehrere separate Systeme für ihren Betrieb. 31 % der Betreiber geben an, ihre Technologie nicht optimal einzusetzen. Jährlich gehen dadurch hunderte Stunden durch Systemwechsel verloren. Fragmentierte Technologien verlangsamen Entscheidungen, erzeugen Datensilos und untergraben das Vertrauen im Team.

3. Fehlender klarer ROI oder messbare Ergebnisse

Mit neuen Technologien kommen neue Herausforderungen, insbesondere bei der rasanten Entwicklung von KI. In unserem Bericht äußerte sich ein Leiter für HR & Administration zu seinen Bedenken: „Wir müssen handfeste Beweise sehen, dass KI positive Vorteile bringt. Bis dahin beobachten wir genau, aber stürzen uns nicht hinein.“ Wenn der ROI fehlt, bleibt KI für viele Betreiber im Gastgewerbe ein Graubereich.

4. Sorge, ob KI mit dem Unternehmenswachstum Schritt hält

Beim Einsatz von KI in Ihrem Unternehmen müssen Sie das große Ganze betrachten, insbesondere wenn Ihr Unternehmen schnell wächst. Ihre KI-Integrationen sollten sich anpassen, wie Sie es tun. Wie Calum Towers in unserem Hospitality Tech Trend Guide vorschlägt, sollten Sie sich fragen: „Wie werden sich unsere KI-Systeme anpassen, wenn unsere Abläufe wachsen?“ „Wird sie lernen und sich im Laufe der Zeit verbessern?“

5. Wie KI konkret im Betrieb eingesetzt wird

Sie fragen sich vielleicht, wie KI tatsächlich in Ihren Teams funktioniert. Tatsächlich stimmten 48 % der Hoteliers in unserem KI-Bericht zu, dass integrierte Technologie helfen könnte, ihr Geschäft zu skalieren, und weitere 45 % erwarten, dass KI Ineffizienzen reduziert. Der beste Weg ist, klare und direkte Erklärungen darüber zu verlangen, wie KI in Ihre Abläufe integriert wird – mit Demos und Walkthroughs, die zeigen, wie Daten genutzt und Erkenntnisse zu Gewinn und Umsatz generiert werden.

6. Kontrolle über KI nach der Implementierung

Auch nach der Einführung muss die Kontrolle beim Betrieb bleiben. Erstaunliche 76 % der Betreiber in unserem KI-Bericht sagen, dass konsolidierte Echtzeitdaten schnellere Entscheidungen für ihr Unternehmen ermöglichen würden, was die Verwaltungszeit verkürzt und die Datenanalyse verbessert. Die Kontrolle über Systemeinstellungen, um Ihre KI-Tools zu überwachen und anzupassen, stellt sicher, dass Ihre Teams verstehen: KI ersetzt nicht, sondern verbessert Ihre Abläufe.

7. Welchen Unterschied KI für Hotelteams wirklich macht

Die Hauptfrage Ihrer Teams wird sein, wie stark KI die Abläufe tatsächlich reibungsloser und effizienter macht. Neue Technologie-Stacks und Integrationen können überwältigend sein, daher ist es entscheidend zu verstehen, welchen Nutzen diese neuen Prozesse für die Teams haben. Die allgemeine Stimmung gegenüber KI im Gastgewerbe ist positiv: 62 % stimmen zu, dass integrierte Technologie Unternehmen skalieren kann, und 53 % der Verbraucher sagen, dass Technologie ihr Hospitality-Erlebnis deutlich verbessert hat. Das Anfordern von Fallstudien und Kundenreferenzen kann Ihre Teams beruhigen und zeigen, dass KI da ist, um zu helfen.

Phase 1: Tech-Fragmentierung beheben und Integration starten

Eine Bestandsaufnahme Ihres Tech-Stacks zeigt Lücken und manuelle Prozesse auf. Viele Betriebe nutzen mehrere Systeme, was zu operativen Ineffizienzen führt.

Was Sie tun sollten:

• Bestehende Systeme analysieren und manuelle Prozesse identifizieren
• Integration der Kernsysteme priorisieren
• Transparenz über den Status Ihres Tech-Stacks schaffen

Phase 2: Wiederkehrende Aufgaben automatisieren

KI spart Zeit bei repetitiven Aufgaben. Ein Head of Systems sagte dazu im Report: „Bei wiederkehrenden, transaktionalen Aufgaben ist Automatisierung eindeutig sinnvoll.“

Wie KI helfen kann:

• Rechnungen bündeln und automatisieren
• Lagerbestände überwachen und Nachbestellungen auslösen
• Prognosen erstellen
• Lohnabrechnung vereinfachen

Phase 3: Vertrauen in Ihre Daten aufbauen

Fast jedes fünfte Unternehmen ist unsicher bezüglich seiner Daten. Unvollständige oder schwer nachvollziehbare Daten bremsen Umsatzpotenziale.

David Esteban, Senior Product Manager bei Access Hospitality, erklärt: „KI-gestützte Datenkonsolidierung macht Revenue Management proaktiv statt reaktiv.“

Wie KI helfen kann:

• Daten konsolidieren und bereinigen
• Echtzeit-Dashboards für alle Abteilungen erstellen
• Schnellere, fundierte Entscheidungen ermöglichen

Phase 4: Gästeerlebnisse personalisieren

KI sorgt nicht nur für Effizienz, sondern für intelligentere Abläufe. Personalisierung hilft, Angebote zu optimieren und Umsätze zu steigern.

Wie KI helfen kann:

• Angebote auf Basis früherer Aufenthalte anpassen
• Bedarfe für Stoßzeiten prognostizieren
• Upselling-Potenziale besser nutzen

Phase 5: Testen, lernen und KI individuell nutzen

Kulturelle Vorbehalte können den Erfolg bremsen. Gleichzeitig sehen viele Betriebe ungenutztes Potenzial in ihrer Technologie.

Worauf Sie achten sollten:

• Klein starten und schrittweise skalieren
• Mitarbeitende frühzeitig einbinden und schulen
• Feedback aktiv nutzen

KI ist ein Werkzeug, das Prozesse vereinfacht, Echtzeit-Einblicke liefert und Teams effizienter macht. In diesem Artikel haben wir die zentralen Hürden der KI-Einführung beleuchtet und gezeigt, wie sie sich in fünf Phasen überwinden lassen.

Viele Herausforderungen in der Hotellerie entstehen durch isolierte Systeme und fehlende Integrationen. Diese bremsen nicht nur Abläufe, sondern wirken sich auch auf Team-Effizienz, Gästeerlebnisse und Umsätze aus. Access Hospitality und unsere KI-Plattform Access Evo unterstützen Sie dabei, diese Hürden zu überwinden – von den ersten Projekten bis zum umfassenden Rollout.

KI wird zunehmend zum Standard in der Hotellerie. Mit Access Evo schließen Sie bestehende Lücken und nutzen KI gezielt für Ihren Erfolg. Wie David Esteban sagt: „KI ist keine Option mehr. Sie ist wie das Wetter. Man kann sich darüber beschweren – oder sie zu seinem Vorteil nutzen.“

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