Schloss Leopoldskron auf dem Weg in die digitale Zukunft – Teil 3

Für viele Hoteliers ist genau diese Phase besonders wichtig, denn hier zeigt sich zum ersten Mal, wie das neue System im echten Alltag funktioniert. Richtig begleitet kann der GoLive ein großer Gewinn sein: eine Chance, Sicherheit zu gewinnen, Abläufe zu festigen und das Team Schritt für Schritt an den neuen Systemalltag heranzuführen. 

Für das traditionsreiche Schloss Leopoldskron bedeutete dieser Moment nicht nur den Start mit einer neuen Hotelsoftware, sondern auch den Übergang vom Plan in das operative Arbeitsgeschehen – und das alles, ohne den laufenden Betrieb zu stören. 

Am 28. Januar 2026 um 15:42 Uhr war es dann so weit: Aurel Hess, Systemverantwortlicher und Revenue Manager im Schloss Leopoldskron, drückte feierlich den Go-Live-Button. Es gab Bier, Sekt – und vor allem spürbare Erleichterung. Nach Monaten der Vorbereitung begann für das Team ein neues Kapitel im täglichen Ablauf des Hauses. 

Das Team von Schloss Leopoldskron wurde während der gesamten Go-Live Woche vor Ort von den Onboarding Spezialistinnen Hélène Beaucourt (Senior Consultant) und Birte Langkop (PMS Onboarder Consultant) von Access Hospitality DACH begleitet.  

Bereits im November hatte das Projekt intensiv begonnen: Gemeinsam mit dem Admin-Team des Hotels wurde die komplette Systemkonfiguration für das PMS sowie das Event-Modul in mehreren Tagen erarbeitet. So wurde das System von Anfang an exakt auf die individuellen Anforderungen des Hauses abgestimmt und das Team weiß heute genau, wo welche Einstellungen vorgenommen werden können und wie Anpassungen eigenständig möglich sind. 

Begleitet wurde dieser Prozess durch ein strukturiertes Projektmanagement mit klarer Planung, Kick-off-Termin und definierten Meilensteinen. So war jederzeit transparent, welche Schritte wann anstanden. 

Parallel dazu wurde eine Trainingsumgebung eingerichtet – eine 1:1-Abbildung der späteren Live-Umgebung. Dort konnten alle Mitarbeitenden jederzeit üben, testen und Szenarien durchspielen. Diese Trainingsseite bleibt auch nach dem Go-Live bestehen und bietet langfristig Sicherheit – insbesondere für neue Teammitglieder. 

Statt rein digitaler Schulungen oder kurzer Übergabecalls gab es in der Go-Live-Woche vier Tage am Stück volle Unterstützung direkt im Hotelalltag – von der Rezeption über das Veranstaltungsbüro bis hin zur Buchhaltung. 

„Ein Go-Live ist für jedes Hotel ein knackiger Moment. Je besser die Vorbereitung, desto strukturierter läuft es. Aber genauso wichtig ist, dass das Team weiß: Es ist nicht allein. Genau deshalb sind wir vor Ort.“ So Hélène. 

Schon Monate zuvor gab es erste Schulungen, sowohl online als auch vor Ort – durchgeführt von Hélène und Birte. Alle Abteilungen wurden eingebunden, To-do-Listen wurden erstellt und Verantwortlichkeiten klar festgelegt. Ziel war, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter, die für ihre jeweilige Position relevanten Funktionen kennenlernt und typische Alltagsszenarien im neuen System einmal durchspielen kann. 

In der Übergangsphase hatte das Hotel zudem ausreichend Zeit, bestehende Gruppen- und Eventbuchungen in das neue PMS zu übertragen. Dabei entstanden selbstverständlich Fragen – die in enger Abstimmung direkt von den Onboarding-Spezialistinnen geklärt wurden konnten. 

Die Go-Live-Woche selbst war stark praxisorientiert: Systemabgleiche, Testreservierungen, Eventanlagen, Einrichtung der Zahlungsanbindung – Schritt für Schritt, gemeinsam mit dem Team vor Ort. 

Am Mittwoch führte Hélène zusammen mit Aurel Hess einen umfangreichen Systemabgleich zwischen altem und neuem System durch. Parallel übernahm Birte die Anbindung des neuen Payment-Anbieters TrustPayments über das GuestPay-Modul – mit wertvoller Unterstützung von Roxana, GuestPay-Expertin im Team. 

Auch im Bereich Distribution wurde eng zusammengearbeitet: Die Anbindung an OTAs sowie alle distributionstechnischen Themen wurden gemeinsam mit Felix und Lucyanne aus dem Onboarding-Team von Access Hospitality koordiniert und umgesetzt – teilweise remote, aber stets in enger Abtstimmung mit Aurels Team von Schloss Leopoldskron. 

Parallel wurde der neue Check-in-Kiosk aufgebaut und angeschlossen. Er steht künftig direkt am Empfang und soll das Team – vor allem an stark frequentierten Tagen – spürbar entlasten. 

Nach dem erfolgreichen Datenabgleich war es schließlich so weit: Schloss Leopoldskron ging mit den neuen Lösungen live. 

Birte blickt darauf zurück: 

„Trotz ein oder zwei kleiner Herausforderungen hat alles gut geklappt – was nicht zuletzt an der hervorragenden Vorbereitung lag, besonders durch Aurel Hess. Man merkt sofort, wenn ein Team strukturiert arbeitet. Dann wird ein Go-Live zu einer gemeinsamen Aufgabe.“ 

Für sie, die erst ihr zweites Projekt dieser Art begleitete, bleibt die Woche besonders positiv in Erinnerung: 

„Die Mitarbeitenden waren unglaublich herzlich und offen. Natürlich ist die Location beeindruckend – aber am meisten bleibt das Team im Kopf.“ 

Auch Aurel Hess zeigte sich sehr zufrieden mit dem Go-Live.  

„Wir haben uns während der gesamten Umstellung gut betreut gefühlt. Der Go-Live selbst lief sehr ruhig, strukturiert und professionell ab. Ein kleiner Buzzer-Moment mit Konfetti hätte den Go-Live perfekt abgerundet.“ 

Ein Systemwechsel ist kein reines IT-Projekt und auch keines, in dem nur das Management einbezogen sein sollte. Ein solcher Wechsel betrifft den gesamten Hotelalltag: Er entscheidet darüber, ob ein Team Vertrauen in neue Abläufe gewinnt oder ob Unsicherheit entsteht.  

Viele Anbieter setzen während dieser Phase ausschließlich auf Remote-Support. Schloss Leopoldskron hatte sich bewusst für ein Onboarding vor Ort entschieden – mitten im laufenden Betrieb. Fragen konnten sofort beantwortet, Abläufe direkt getestet und Anpassungen unmittelbar vorgenommen werden. 

Hélène erklärt: 

„Nicht jeder Mitarbeitende ist gleich technisch versiert, und Teams bestehen aus Menschen mit ganz unterschiedlichen Hintergründen und Altersgruppen. Genau deshalb ist ein persönliches Onboarding vor Ort so wertvoll: Man kann individuell unterstützen, auf Sorgen eingehen und gemeinsam Sicherheit im neuen System aufbauen.“ 

Carmen Delle-Case, Sales Team Leader DACH bei Access Hospitality, ergänzt: 

„Ein PMS muss heute nicht nur technisch überzeugen, sondern auch emotional anschlussfähig sein. Gerade jüngere Mitarbeitende sind technikaffin, aber auch ungeduldig. Wenn das Onboarding kompliziert wirkt oder das System überfordert, verliert man schnell Vertrauen.“ 

Genau hier zeigt sich der Unterschied zwischen einem reinen Systemwechsel und einem begleiteten Übergang des Software-Anbieters. Und genau deshalb legt Access Hospitality großen Wert auf ein gut organisiertes, strukturiertes und persönliches Onboarding – und schafft damit Sicherheit von Anfang an.

Nach dem Go-Live nutzt Schloss Leopoldskron heute eine vollständig integrierte Systemlandschaft aus Guestline PMS, GuestPay, GuestStay, GuestVoucher, Guestline Evo – der KI-Schicht von Access –, dem SelfCheckinKiosk sowie die C&B-Software für Events und Tagungen. Alle Systeme sind über offene Schnittstellen verbunden, unter anderem mit IDeaS.

Die Zielsetzung war klar: weniger manuelle Zwischenschritte, mehr Transparenz und eine Systemlandschaft, die miteinander interagiert.  

Ein spürbarer Vorteil im Alltag: Mehrere Mitarbeitende können parallel im System arbeiten – jeweils mit ihrem eigenen Nutzerkonto. Ob an verschiedenen Rezeptionsplätzen oder im Backoffice: Arbeitsabläufe laufen gleichzeitig, ohne dass jemand aus dem System geworfen wird. Gerade in Stoßzeiten schafft das deutlich mehr Ruhe. 

Auch das Thema Ausfallsicherheit spielt eine wichtige Rolle. Auf der Desktop-App werden im Hintergrund automatisch Notfalllisten generiert – alle 30 bis 45 Minuten. Kommt es zu einem Internetausfall, können die ausgewählten PCs direkt auf diese Listen zugreifen und bleiben damit handlungsfähig. Gedruckt werden muss nur bei Bedarf. 

In einer Branche mit hoher Mitarbeiterfluktuation ist jede Systemumstellung eine besondere Herausforderung. 

Roshan Rasool, erst seit wenigen Monaten im Schloss Leopoldskron and der Rezeption tätig, hatte das alte System gerade erst kennengelernt, als der Wechsel angekündigt wurde: 

„Natürlich hatte ich erst ein bisschen Bauchweh, wieder etwas Neues zu lernen. Aber das neue System ist deutlich intuitiver aufgebaut. Ich bin überzeugt, dass wir als Team schnell gut damit arbeiten können.“ 

Auch im Veranstaltungsbereich sieht man klaren Mehrwert. 

Victoria Ress, Assistant Banquet & Food and Beverage Manager, sagt: 

„Ich freue mich besonders auf das vereinfachte Setup für Events. Die Abläufe werden strukturierter, und das Berichtswesen wird uns helfen, noch klarer zu arbeiten.“

Der Go-Live fiel in eine Phase, in der sich Schloss Leopoldskron insgesamt neu aufstellte. Teile des Hauses wurden renoviert, die Rezeption modernisiert, Zimmer überarbeitet. Die neue Systemlandschaft fügt sich nahtlos in diesen Wandel ein. 

Die neue Software wurde nicht eingeführt, um Prozesse um jeden Preis zu automatisieren, sondern um das Team zu entlasten. Ziel ist es, Zeit zurückzugewinnen: für Gäste, für Qualität, für echte Gastgeberkultur.  

Carmen Delle-Case ergänzt: 

„Technik kann Prozesse vereinfachen. Aber Unsicherheit entsteht selten durch fehlende Daten, sondern durch fehlende Orientierung. Ein neuer Mitarbeiter fragt sich nicht nur: Wo finde ich die Buchung? Sondern: Mache ich das richtig? Technik darf entlasten – Führung muss persönlich bleiben.“

Die Umstellung auf ein neues PMS – und besonders der GoLive – ist selten komplett stressfrei. Aber mit guter Vorbereitung, klaren Abläufen und der richtigen Unterstützung kann dieser Schritt deutlich strukturierter und sicherer ablaufen, als viele befürchten. 

Schloss Leopoldskron zeigt, dass ein Systemwechsel kein Risiko sein muss, wenn Teamarbeit und persönliche Begleitung zusammenspielen. Viel größer wäre das Risiko gewesen, am alten System festzuhalten – gerade jetzt, wo moderne Lösungen, Automatisierung und KI immer stärker den Hotelalltag prägen. 

Eine Umstellung verlangt Mut, keine Frage. Aber sie schafft langfristig mehr Entlastung, mehr Überblick und mehr Zeit für das, was wirklich zählt: die Gäste. 

Sie möchten mehr über die Lösungen von Access Hospitality und unsere Onboarding-Optionen erfahren? 

Mit Guestline von Access Hospitality möchten wir Ihren Hotelbetrieb so reibungslos wie möglich gestalten – mit modernsten Technologielösungen, die Ihnen Klarheit verschaffen und Ihnen helfen, jede Herausforderung zu meistern. Dank Echtzeit-Einblicken und datengestützten Dashboards ist unser Hotel-PMS die perfekte Lösung für jedes Hotelunternehmen, das gerade erst anfängt oder die nächsten Schritte auf seinem Weg gehen möchte.   

Wie anfangen? 

Wer sich nun selbst mit dem Thema PMS-Umstellung beschäftigt, steht oft vor der gleichen Frage: Wo beginnt man? 

In unserem Artikel Top 10 praktische Tipps für den Start Ihrer PMS-Reise haben wir die wichtigsten Schritte zusammengefasst – von der Analyse der eigenen Abläufe über die Einbindung des Teams bis hin zur strukturierten Vorbereitung auf einen Go-Live. 

Denn eines zeigt das Beispiel Schloss Leopoldskron sehr deutlich: Der Erfolg beginnt lange vor dem eigentlichen Umstellungsdatum. 

 
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