Schloss Leopoldskron auf dem Weg in die digitale Zukunft – Teil 2

Nach der Erkenntnis, dass sich etwas ändern musste, begann die eigentliche Arbeit. Aurel und Pia besuchten Messen, hörten Vorträge, verglichen Systeme und sammelten Erfahrungen, die man in keinem Handbuch findet.

„Wir wollten keine komplizierte Lösung, sondern eine, die zu uns passt“, erzählt Pia. „Unser Haus hat eine besondere Struktur – zwei Gebäude, viele Veranstaltungen, internationale Gäste. Da braucht man ein System, das alles miteinander verbindet.“

„Nach jeder Demo wussten wir ein bisschen mehr, was wir wollen – und was wir ganz sicher nicht wollen“, erinnert sich Aurel. 

Die beiden erstellten eine detaillierte Excel-Liste mit allen getesteten PMS-Systemen, bewerteten Funktionen, Schnittstellen und Supportleistungen und hielten fest, welche Kriterien für das Schloss unverzichtbar sind.

Die Must-haves: ein moderner Cloud-Ansatz, zuverlässiger Support, einfache Bedienung und vor allem Schnittstellen zu den bestehenden Tools wie dem Revenue-Management-System. Denn eine Lösung, die nicht mit den vorhandenen Systemen spricht, kam nicht infrage.

Bei ihren Gesprächen auf der Independent Hotel Show, der GAST in Salzburg und weiteren Branchen-Events merkten beide schnell, wie unübersichtlich der Markt geworden ist. „Viele Anbieter führen klassische Verkaufsgespräche, aber wenn man fachlich nachfragt, wird es oft dünn“, sagt Aurel.

Die Erfahrung zeigte auch, wie wichtig eine solide Vorbereitung ist. Nur wer die eigenen Abläufe und Schwachstellen kennt, kann gezielt die richtigen Fragen stellen. „Wenn du nicht weißt, wie dein aktuelles System arbeitet, kannst du schwer beurteilen, ob eine Alternative wirklich besser ist.“ So Aurel. 

Um aus der Fülle an Eindrücken eine klare Entscheidung abzuleiten, setzten Aurel und Pia auf ein einfaches, aber wirkungsvolles Prinzip: Struktur. Nach jedem Anbietergespräch hielten sie fest, welche Funktionen überzeugen, welche fehlen, und ob das System den Praxisanforderungen standhält.

„Wir wollten nichts dem Zufall überlassen“, erzählt Pia. „Darum haben wir jedes System nach denselben Kriterien bewertet. Das half uns, Emotionen aus der Entscheidung herauszuhalten.“

Am Ende entschied sich das Team für die Lösungen von Guestline – Access Hospitality. „Bei Guestline hatten wir von Anfang an das Gefühl, dass sie verstehen, wie Hotels wirklich arbeiten“, sagt Aurel. „Nicht nur technisch, sondern auch menschlich.“

Ausschlaggebend war vor allem die Kombination aus moderner Cloud-Technologie und echter Praxisnähe. Guestline ermöglicht es, Prozesse im Schloss Leopoldskron deutlich zu vereinfachen, ohne die Persönlichkeit des Hauses zu verlieren.

Ein weiterer Punkt, der den Ausschlag gab, war der persönliche Kontakt. Schon auf der Messe in München war die Zusammenarbeit auf Augenhöhe spürbar. „Bei Guestline hatten wir nie das Gefühl, dass uns jemand etwas verkaufen will“, erzählt Aurel. „Es ging immer darum, wie man unsere Prozesse verbessern kann.“

Die Offenheit, auch kritische Fragen zu stellen, wurde geschätzt – genauso wie die ehrliche Beratung. „Wenn etwas (noch) nicht perfekt war, wurde das klar gesagt. Das war uns lieber als große Versprechen.“

Als die Entscheidung feststand, bereiteten Aurel und Pia eine Präsentation für die Geschäftsführung vor. Kein aufwendiger Pitch, sondern ein sachlicher Austausch: Welche Systeme wurden geprüft? Welche Probleme löst die neue Lösung? Wie sehen die Kosten und Einsparpotenziale aus?

„Wir haben ehrlich gesagt: Das kostet Geld, aber es spart auch Zeit und es spart auch Nerven“, sagt Pia. Neben klassischen ROI-Argumenten ging es auch um Mitarbeiterzufriedenheit und Servicequalität, zwei Faktoren, die sich in Zahlen nur schwer ausdrücken lassen, aber langfristig entscheidend sind.

Das Ergebnis: volle Zustimmung des Managements. Der Plan stand, der Roll-out war für Januar 2026 angesetzt.

Die Erwartungen sind klar: weniger Zeit für Administration, mehr Zeit für Gäste. Durch automatisierte Prozesse im Check-in, in der Rechnungslegung und im Veranstaltungsmanagement sollen Abläufe flüssiger werden.

„Wir freuen uns darauf, endlich nicht mehr gegen das System arbeiten zu müssen, sondern mit ihm“, sagt Aurel. „Mit Guestline können wir uns wieder auf das konzentrieren, was uns ausmacht: Gastgeber sein.“

Langfristig soll auch das CRM von Guestline integriert werden, um Gästeerlebnisse individueller zu gestalten und die Kundenbindung zu stärken. Für das Haus ist das der nächste logische Schritt auf dem Weg zu einer modernen, vernetzten Hotelwelt.

Der Wechsel zum neuen System war für das Schloss nicht bloß ein Software-Projekt. Es war eine gemeinsame Entscheidung, die zeigte, wie stark ein Team werden kann, wenn man ihm Verantwortung überlässt.

Oder, wie Aurel es zusammenfasst:

 „Wir haben uns nicht einfach für ein PMS entschieden – wir haben uns entschieden, Dinge endlich richtig zu machen.“

Diese Systeme wird Schloss Leopoldskron ab 2026 nutzen:

• Guestline PMS – für den täglichen Hotelbetrieb, Buchungen, Check-ins und Abrechnungen.
• GuestPay – zur sicheren, automatisierten Zahlungsabwicklung, inklusive virtueller Kreditkarten.
• GuestStay (Pre- & Post-Stay-Kommunikation) – für effizientere Gästekommunikation.
• C&B – zur Verwaltung von Events, Hochzeiten und Seminaren.
• Offene Schnittstellen zu IDeaS (Revenue Management System) und weiteren Tools, für einen durchgängigen Datenfluss.

Teil 3 folgt dieser Serie erscheint in Kürze. Darin werfen wir einen Blick auf den Go-Live im Schloss Leopoldskron und zeigen, wie ein strukturiertes Software-Onboarding in der Praxis umgesetzt wird. 
Haben Sie schon Teil 1 gelesen? Falls nicht, klicken Sie hier.

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