Schloss Leopoldskron auf dem Weg in die digitale Zukunft

Wer durch die historischen Räume von Schloss Leopoldskron in Salzburg spaziert, erlebt ein Haus voller Geschichte. Das barocke Schloss, einst Wohnsitz von Max Reinhardt (Mitbegründer der Salzburger Festspiele), liegt eingebettet zwischen Weiher, Park und Alpenpanorama und steht bis heute für Kultur, Begegnung und Gastfreundschaft auf hohem Niveau. Gäste kommen nicht nur wegen der Zimmer, sondern wegen der Atmosphäre, der Ruhe und der Menschen, die diesen Ort mit Leben füllen.

Doch so zeitlos Schloss Leopoldskron von außen wirkt, so anspruchsvoll ist der Betrieb hinter den Kulissen. Zwei Gebäude, ein hoher Veranstaltungs- und Seminaranteil, internationale Gäste, Hochzeiten, Meetings – und ein engagiertes Team, das täglich dafür sorgt, dass sich die Gäste rundum wohl fühlen. Damit all das reibungslos funktioniert, braucht es im Hintergrund klare Prozesse und verlässliche Systeme.

Genau hier lag die Herausforderung: Die bisherige Technologie konnte mit den wachsenden Anforderungen des Hauses nicht mehr Schritt halten. Abläufe wurden unnötig kompliziert, vieles musste manuell abgefangen werden – ein Zustand, der auf Dauer so nicht tragbar war. Mit der Zeit wurde klar: Diese Prozesse dürfen nicht einfach hingenommen werden. Sie müssen hinterfragt werden, mit dem Ziel, neue Wege zu finden und Digitalisierung als das zu verstehen, was sie in der Hotellerie sein sollte: ein Gemeinschaftsprojekt.

Aurel Hess, Revenue-Manager und Eventverantwortlicher, und Pia Zumkley, Front-Office-Managerin, haben das in den letzten Monaten eindrucksvoll bewiesen. Sie arbeiten dort, wo viele Fäden zusammenlaufen: an der Rezeption, bei Veranstaltungen, im täglichen Kontakt mit Gästen und Kolleginnen. Und sie waren es, die eines Tages sagten: „So kann es nicht weitergehen.“

Der Ausgangspunkt: Ein System, das bremst

Wie in vielen Traditionshäusern war auch im Schloss Leopoldskron ein veraltetes, lokales Property-Management-System (PMS) im Einsatz. Routinefehler, lange Ladezeiten, kaum Support und viel Frust. „Man gewöhnt sich irgendwann an das Langsame“, sagt Aurel, „aber das sollte man nicht müssen.“ Auch das Onboarding neuer Mitarbeitender wurde zur Geduldsprobe: „Man erklärt mehr, wie man Fehlermeldungen wegklickt, als wie man richtig arbeitet.“

Anfangs nahm man das hin. Bis ein Besuch auf der Independent Hotel Show in München alles veränderte. Dort hörte Aurel Vorträge über KI, Cloud-Lösungen und vernetzte Systeme – und sah plötzlich, wie weit die Hotellerie technologisch sein kann. „Da wurde uns klar, dass wir hinten liegen. Aber nicht, weil wir nicht wollten, sondern weil wir es gar nicht wussten.“

Der Moment des Aufbruchs

Zurück in Salzburg sprachen Aurel und Pia über das, was sie gesehen hatten und Neugier wurde Tatendrang. „Wir waren beide infiziert“, erzählt Aurel. „Ab da haben wir recherchiert, verglichen, Fragen gestellt und durften einfach machen.“

Diese Offenheit war keine Selbstverständlichkeit. Das Management des Hauses schenkte dem Team volles Vertrauen: keine Hürden, kein Misstrauen, sondern der Auftrag, herauszufinden, was wirklich gebraucht wird. In regelmäßigen Calls mit der Geschäftsführung stellten sie ihre Erkenntnisse vor, präsentierten Engpässe und Ziele – und bekamen schließlich grünes Licht für die Suche nach einer neuen Lösung.

Prozessanalyse mit Feingefühl

Bevor Aurel und Pia sie sich mit möglichen Anbietern beschäftigten, wollten sie verstehen, was im eigenen Haus verbessert werden kann. Welche Aufgaben kosten am meisten Zeit? Wo entstehen Fehler? Wo ist der Frust am größten? „Wir haben unsere Teams gefragt, was sie nervt und was ihnen fehlt“, sagt Pia. Die Ergebnisse klangen überall gleich: Support, Stabilität, Benutzerfreundlichkeit.

Für Aurel war klar: „Wir brauchen ein System, das unsere Abläufe versteht, nicht umgekehrt.“ Das hieß: moderne Oberfläche, gute Schnittstellen, einheitlicher Datenfluss und vor allem ein Anbieter, der erreichbar ist, wenn man ihn braucht. Denn die Hotellerie funktioniert nicht mit Tickets, die tagelang liegen bleiben.

Der Mensch im Mittelpunkt

Was diese Geschichte besonders macht: Nicht die Chefetage trieb die Digitalisierung voran, sondern zwei Mitarbeitende mitten im Geschehen. Sie kannten die täglichen Herausforderungen aus erster Hand und konnten den Alltag glaubwürdig beschreiben.

„Wenn man an der Rezeption arbeitet, merkt man sofort, was funktioniert und was nicht“, sagt Pia. „Wir wollen Technologie, die uns Zeit schenkt – für den Gast, nicht gegen ihn.“

Im Mittelpunkt steht eine pragmatische Haltung: offen für Innovation, aber immer mit dem Blick auf den Menschen und den Nutzen im Alltag. Für das Team steht nicht Automatisierung um jeden Preis im Vordergrund, sondern Entlastung: weniger Routine, mehr Raum für echte Gastfreundschaft.

Ein Vorbild für die Branche: Wandel beginnt im Team

Schloss Leopoldskron hat nicht einfach Software gewechselt. Es ist ein Beispiel dafür, wie Wandel in Hotels beginnen kann: Nicht von oben, sondern aus dem Team heraus. Mit Fachwissen, Mut und Vertrauen.

„Das Wichtigste ist, dass man weiß, was man braucht und dass man sich traut, Fragen zu stellen“, sagt Aurel. „Wer nie auf eine Messe geht oder sich informiert, weiß gar nicht, was möglich ist.“

Der Weg des Schlosses zeigt, wie wertvoll es ist, Mitarbeitenden Gestaltungsspielraum zu geben. Denn sie sind es, die täglich erleben, wo die Systeme an ihre Grenzen stoßen. Und sie sind es, die Lösungen finden, sofern man ihnen den Raum dazu gibt.

Ausblick

Im Januar 2026 soll Schloss Leopoldskron auf die neue Plattform Guestline umgestellt werden. Für das Team ist die neue Software ein wichtiger Schritt, nicht nur, um Abläufe zu verbessern, sondern auch, um das Haus fit für die Zukunft zu machen um wieder Zeit für das Wesentliche zu haben.

Oder wie Aurel es formuliert:

„Wir machen das nicht, um weniger Menschen zu brauchen, sondern damit Menschen wieder das tun können, wofür sie in der Hotellerie sind: Gastgeber sein.“

Weiter geht es im zweiten Teil der Serie. Darin berichten wir, wie die Marktrecherche und die Auswahl tatsächlich verliefen – von den „Must-haves“ bis hin zur Bewertungsliste in Excel. Wir zeigen, welche Fragen den Unterschied machen und wie Aurel und Pia ihr Management aktiv in den Entscheidungsprozess einbezogen haben.

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