PMS wechseln im laufenden Hotelbetrieb

PMS wechseln? Das richtige Timing führt zum Erfolg

Wenn Sie eines der tausend Hotels in Deutschland und Europa sind, das die Schreckensnachricht erhalten hat, dass ihr aktuelles PMS in den kommenden Monaten eingestellt wird, dann kann man Ihnen nicht verübeln, dass Sie die Systemumstellung Ihres Hauses erstmal auf später schieben. Schließlich nimmt die Gästezahl gerade wieder zu und wie viele Hoteliers arbeiten Sie vielleicht mit einem überlasteten Team. Nach den zwei herausfordernden Pandemiejahren haben Sie sicher dringendere Aufgaben aufzuholen.

Es gibt nie einen idealen Zeitpunkt für eine große technische Umstellung und Implementierung, aber wenn es um Ihr PMS geht, ist es wichtig, den Zeitaufwand für ein Projekt dieser Größe und dieses Umfangs nicht zu unterschätzen. Wenn Sie jetzt mit der Planung beginnen, wird sich das später lohnen. Nutzen Sie die Chance, um Ihre Prozesse zu überdenken und zu rationalisieren. Es ist wirklich an der Zeit, mit der "Notdurft" aufzuhören und die Effizienz und den Wert zu nutzen, den ein cloudbasiertes System für Ihren Betrieb bedeuten kann.

Sie sind auf der Suche nach einem neuen PMS und fragen sich, wo Sie anfangen sollen? Das hier ist der erste einer Reihe von Artikeln, die Sie bei Ihrer Auswahl und Umstellung unterstützen sollen. Es ist wichtig, dass Sie die richtige Entscheidung für sich, Ihr Team und Ihr Haus treffen.

Was bedeutet “End of Life?”

Die letzten Jahre haben gezeigt, wie wertvoll flexible, cloudbasierte Systeme sein können, da die Hotels kosteneffizientere Möglichkeiten gesucht haben, um ihren Betrieb während der Pandemie zu verwalten. Infolgedessen haben viele herkömmliche PMS-Anbieter die Entscheidung getroffen, die Investitionen in ihre oft veralteten Systeme in naher Zukunft einzustellen.

Aber was bedeutet das in der Praxis? Im Wesentlichen bedeutet es, dass alle Marketing-, Verkaufs- und Aktualisierungsmaßnahmen für die Systeme eingestellt werden - für bestehende Kunden wird es keinen (oder nur sehr begrenzten) technischen Support, keine Upgrades, Fehlerbehebungen oder Sicherheitsverbesserungen für die Produkte mehr geben. Dies wird natürlich viele Hoteliers mit server-basierten Systemen vor keine andere Wahl stellen, als sich nach einem neuen PMS-Anbieter umzusehen.

Das klingt erstmal nach einer schlechten Nachricht - aber wir können helfen!

Wann soll ich mit der Suche beginnen?

Je früher, desto besser! Eine neue PMS-Lösung ist die wichtigste technologische Investition, die Sie als Hotelier tätigen werden, und ein wesentlicher Faktor für den reibungslosen Betrieb Ihres Hotels.  Eine übereilte Entscheidung könnte sich als kostspieliger Fehler erweisen, der sich sowohl auf die Effizienz des Personals als auch auf das Gästeerlebnis auswirkt.  Und vergessen Sie nicht: Sie sind eines von vielen Hotels, die davon betroffen sein werden und alle zeitgleich nach einer neuen PMS-Lösung suchen. Es ist jetzt an der Zeit zu handeln, um sicherzustellen, dass Sie genügend Zeit haben, Ihre Anforderungen zusammenzustellen, zu recherchieren, eine umfassende Bewertung der verfügbaren Lösungen vorzunehmen, die Bedingungen auszuhandeln und zu vereinbaren und die Lösung erfolgreich einzuführen.

Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir einen Schritt-für-Schritt-Leitfaden zusammengestellt, der Sie bei der Planung unterstützt. Die Zeit ist wirklich von entscheidender Bedeutung - wenn Sie sich jetzt vorbereiten und planen, haben Sie genügend Zeit, um die richtige Lösung für Ihr Hotel auszuwählen und den Übergang so nahtlos und stressfrei wie möglich zu gestalten.

Phase 1: Stellen Sie Ihre Anforderungen zusammen

Der erste Schritt besteht darin, zu ermitteln, welche Anforderungen Sie an Ihr neues System stellen. Erstellen Sie eine Liste mit allen erforderlichen Funktionen. Berücksichtigen Sie dabei auch die Aspekte Ihres derzeitigen Systems, die Ihnen gefallen und gut funktionieren - und die Defizite. Die Investition in ein neues System ist eine großartige Gelegenheit, um Frustrationen mit Ihrem derzeitigen System zu beseitigen und Ihren Betrieb effizienter zu gestalten.  Am besten gehen Sie diese Aufgabe im Team an. Alle interessierten Parteien sollten einbezogen werden - Housekeeping, F&B, Betrieb, Front Office, Marketing, Konferenz- und Bankettabteilung, Reservierung. Nehmen Sie sich Zeit, um von jeder Abteilung zu erfahren, was mit der derzeitigen Lösung gut funktioniert, wo die Schwachstellen liegen und wie der ideale Workflow aussehen würde, und erstellen Sie auf dieser Grundlage Ihre Anforderungsliste.

Denken Sie jedoch daran, dass keine PMS-Lösung alle Ihre Vorgaben erfüllen wird. Jede Lösung bringt unterschiedliche Stärken und natürlich auch Schwächen mit sich. Ordnen Sie also die Anforderungen Ihres Hauses nach ihrer Wichtigkeit. Einige werden nicht verhandelbar sein, andere sind ein "nice to have". Beziehen Sie auch Ihr Team in diesen Prozess mit ein - was für Sie nicht so wichtig erscheint, kann für den effizienten Betrieb eines anderen Unternehmensbereichs entscheidend sein.

• Geschätzte Dauer: 2 Wochen

Phase 2: Produktrecherche

Jetzt, da Sie eine gute Vorstellung davon haben, was Sie suchen, ist es an der Zeit, mit der Produktrecherche zu beginnen! Ihr PMS ist für den reibungslosen und effizienten Betrieb Ihres Hotels von zentraler Bedeutung. Daher ist es wichtig, eine Vielzahl von Optionen zu prüfen, um zu verstehen, welche Funktionen angeboten werden und wie diese Ihren Betrieb optimieren können. Wir empfehlen Ihnen, mindestens 4 bis 5 Anbieter zu identifizieren, um sicherzustellen, dass Sie ein umfassendes Verständnis für das Angebot auf dem Markt haben.

• Geschätzte Dauer: 2 Wochen

Phase 3: Kontaktaufnahme mit Anbietern

Nachdem Sie nun 4 oder 5 potenzielle Anbieter ermittelt haben, ist es an der Zeit, mit ihnen in Kontakt zu treten, Ihre Anforderungen zu übermitteln und erste Angebote einzuholen. Planen Sie Demos, damit Sie das Produkt in Aktion sehen können. Auch wenn es vielleicht nicht möglich ist, alle involvierten Parteien in diesem Stadium bereits einzubeziehen, ist es trotzdem hilfreich, einige Ihrer Kollegen zu diesen Demos einzuladen, damit sie eine zweite Meinung haben. Vergessen Sie aber nicht, dass die Planung der Demos umso mehr Zeit in Anspruch nimmt, je mehr Personen daran beteiligt sind.

• Geschätzte Dauer: 4 Wochen

Phase 4: Evaluierung und Vorauswahl

Es ist Zeit, tiefer einzusteigen und eine Vorauswahl zu treffen. Nach dem Erhalt der ersten Angebote und der Durchführung von Demos sollten Sie in der Lage sein, 2 oder 3 Lösungen in die engere Wahl zu nehmen, die für Ihr Unternehmen und Ihr Budget am besten geeignet sind. Überprüfen Sie Ihre anfänglichen Anforderungen, um sicherzustellen, dass die aktuellen Favoriten auch alle vordefinierten Anforderungen erfüllen.

• Geschätzte Dauer: 2 Wochen

Phase 5: Produktdemos

Wenn Sie die Ihre engere Auswahl getroffen haben, ist es nun an der Zeit, das gesamte Team für ausführlichere Demos einzubeziehen, um das Produkt in Aktion zu sehen, Meinungen einzuholen und die verfügbare Technologie zu vergleichen und gegenüberzustellen. Und vergessen Sie nicht, Ihr IT-Team einzubeziehen, das bei jeder Installation eine wichtige Rolle spielt. Denken Sie daran, dass die beste Entscheidung für Ihr Hotel nur dann getroffen werden kann, wenn alle mitmachen.

• Geschätzte Dauer: 3 Wochen - Dies kann ein recht langwieriger Prozess sein. Die Herausforderung besteht darin, die Verfügbarkeit der internen Teams mit der Verfügbarkeit der Anbieter zu koordinieren.

Phase 6: Anbieterauswahl, Vertragsverhandlungen und Unterschrift

Wenn Sie sich für eine Lösung entschieden haben, ist es nun an der Zeit, den Vertrag auszuhandeln.  In dieser Phase können sowohl das Führungsteam als auch die Rechtsabteilung involviert sein, die beide nur begrenzt zur Verfügung stehen. Stellen Sie sich also darauf ein, dass die Freigabe wichtiger Punkte länger dauern kann als erwartet.

• Geschätzte Dauer: 4 Wochen

 Herzlichen Glückwunsch! Sie haben einen neuen PMS-Anbieter!

Phase 7: Implementierung und Training

Der Umfang der Implementierung hängt sehr stark von der Größe des Hotels und den spezifischen Anforderungen ab. Zudem ist es möglich, dass Sie gerade eines von vielen Hotels sind, die diesen Prozess durchlaufen. Es ist davon auszugehen, dass es aufgrund der Nachfrage zu einem Rückstau bei den Anbietern kommen wird, was Sie bei Ihrer Planung berücksichtigen sollten.  Wir schlagen vor, mindestens 6 Wochen einzuplanen – es kann aber auch noch mehr Zeit in Anspruch nehmen.

Ihr Ziel ist es, so schnell wie möglich einen Termin für die Implementierung mit Ihrem Anbieter zu fixieren. Wir können nicht genug betonen wie wichtig es ist, das bei der Planung zu berücksichtigen!

Nach der Implementierung folgt die Systemschulung. Ein gründliches und umfassendes Verständnis der Funktionen ist entscheidend, um den Wert eines neuen Systems für Ihr Haus zu optimieren. Planen Sie daher Zeit ein, um alle involvierten Parteien darüber zu informieren, wie sie die neue Technologie effektiv nutzen können und im sicherzustellen, dass sich alle mit dem Umgang der neuen Prozesse wohlfühlen.

• Geschätzte Dauer: 8 Wochen

• Gesamtzeit: 25 Wochen

 GO LIVE!

Phase 8 – Projektabschluss

Nach dem Livegang überprüfen alle Beteiligten den ursprünglichen Projektumfang, um zu bestätigen, dass alle Aspekte des Projekts und die damit verbundenen Leistungen erbracht wurden und nichts mehr offen ist. In der Regel betrifft dies den Vertrieb, die Implementierung und die Schulung durch den Anbieter und natürlich das Hotel.

• Geschätzte Dauer: 1 Tag

Phase 9: Projektbeurteilung

Eine Gelegenheit für das Hotel und den Anbieter, zusammenzukommen und zu überprüfen, wie die Technologie und die Partnerschaft für sie funktionieren. Erfüllt sie ihre Ziele? Was funktioniert gut? Treten irgendwelche Probleme auf? Welche Funktionen werden nicht genutzt? Ist mehr Schulung erforderlich? Um das Beste aus der PMS-Technologie herauszuholen, ist ein ständiger Dialog zwischen Hotelier und Anbieter erforderlich, und das Feedback der Kunden ermöglicht eine kontinuierliche Produktentwicklung, die nicht mit dem "Go Live"-Datum endet.

• Geschätzte Dauer: 1 Tag

Zu berücksichtigen

• Der Sommer ist da! Es wird wieder gereist lang ersehnte Urlaube nachgeholt. Als Branche begrüßen wir zwar den Aufschwung, aber eine geschäftige Hauptsaison kann auch bedeuten, dass Ihre wichtigsten Ansprechpartner im Unternehmen gerade nicht für Technologieentscheidungen zur Verfügung stehen. Berücksichtigen Sie dies in Ihrem Planungsprozess.
• Wenn Sie sich auf einen Rekordsommer mit hohen Belegungszahlen freuen, ist es unwahrscheinlich, dass Ihr Team der Technologiebewertung Priorität einräumt. Sie werden vielleicht feststellen, dass beim besten Willen dringendere betriebliche Fragen im Vordergrund stehen. Auch dies sollte in den Planungsprozess einbezogen werden.
• Seien Sie dem Spiel einen Schritt voraus und gehen Sie bewaffnet in die Budgetsaison mit allen notwendigen Informationen, die Sie für die Planung für 2025 benötigen, indem Sie jetzt den Markt bewerten und die Kostenauswirkungen jeglicher Investitionen in Technologie verstehen! Dies alles hilft bei der Planung und Genehmigung und sorgt dafür, dass es später keine Überraschungen gibt.
• Der Dezember kann für viele Unternehmen und Hotels ein schwieriger Monat sein, um solche Projekte voranzubringen, da Feiertage, Firmenveranstaltungen und Urlaub der Mitarbeiter anstehen. Es ist nicht der Monat, in dem Sie sich mit Deadlines zur Systemumstellung zusätzlich belasten wollen. Wenn Sie eine Umstellung für Anfang 2025 planen, sollten Sie Ihre Entscheidung spätestens im November getroffen haben, um Stress und Störungen während der Weihnachtszeit zu vermeiden.
• Abschließend: Sie werden nicht das einzige Hotel sein, das vor diesem Prozess steht. In den kommenden Monaten werden die Anbieter viel zu tun haben, um die Systeme zu konfigurieren und zu implementieren, damit die Fristen der Hotels eingehalten werden können.  Je früher Sie mit diesem Prozess beginnen, desto besser, damit Sie die nötige Zeit haben, um die beste Lösung für Ihr Haus auszuwählen.