Das Gastgewerbe wurde in den letzten Jahren auf eine harte Probe gestellt, und der Hotelalltag und die Erwartungen der Gäste haben sich erheblich verändert. Mit weniger Personal, reduzierten Dienstleistungen und wirtschaftlichen Herausforderungen ist der Hotelier gezwungen, "mehr mit weniger" zu tun.
Glücklicherweise haben sich innovative Technologien wie GuestStay als Lösung herauskristallisiert, um den Check-In und Check-Out Prozess zu rationalisieren und den Gästen ein effizienteres und bequemeres Erlebnis zu bieten.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen einige Beispiele unserer Kunden, die durch GuestStay ihre operativen Abläufe effizienter und intuitiver gestalten konnten.
Behalten Sie die Kontrolle über den ersten und letzten Eindruck
Angesichts der vielen Einflüsse, die auf den Hotelier und den Gast einwirken - von wirtschaftlichen bis hin zu kulturellen Faktoren - ist das Gastgewerbe stets flexibel genug geblieben, um sich an die veränderten Bedürfnisse seiner Gäste anzupassen.
In den letzten Jahren haben sich digitale Technologien, die in anderen Branchen wie dem Einzelhandel gang und gäbe sind, auch in der Reisebranche durchgesetzt, was zu neuen Zeit- und Kosteneinsparungen führt, ohne dass die Servicequalität den Erwartungen der Gäste zuwiderläuft.
Mehr denn je schätzen die Gäste heute die Effizienz und den Komfort, bei ihrer Anreise nicht auf persönlichen Kontakt angewiesen zu sein. Und Hotels können von zeitsparenden und kostensenkenden Maßnahmen profitieren, indem sie diese Technologien in ihren Betrieb integrieren.
Um diese Herausforderung zu meistern, hat Guestline GuestStay entwickelt, ein ansprechendes Check-in/out-Erlebnis, das die Bedürfnisse des Gastes und des Hoteliers gleichermaßen befriedigt.
Was ist GuestStay?
Durch GuestStay können Gäste alle Aspekte ihrer Reservierung selbst verwalten, indem sie Zugriff auf die Reservierungsdetails über das eigene mobile Gerät oder vor Ort im Hotel über den GuestStay Kiosk erhalten.
Ob sie ihre Reservierung überprüfen oder ändern, ihren Meldeschein ausfüllen, ihre aktuelle Rechnung überprüfen und bezahlen oder ein- und auschecken.
Zusammengefasst ermöglicht GuestStay es den Gästen, unabhängiger von der Rezeption zu sein. Die Plattform vereinfacht den Check-In und Check-Out Prozess, was zu einem schnelleren, effizienteren und angenehmeren Erlebnis für die Gäste führt und es dem Personal ermöglicht, sich auf die Gastfreundschaft zu konzentrieren, anstatt auf banale administrative Prozesse.
GuestStay in Aktion - Kundenstimmen
Schauen wir uns an, wie GuestStay in der Praxis bei Hoteliers in ganz Deutschland und der Welt genutzt wird, um den Hotelalltag einfacher zu machen.
Classik Hotel Collection - Berlin
Das Problem
Die Classik Hotels in Berlin befinden sich zentral am Alexanderplatz in Berlin Mitte. Aufgrund der idealen Lage und des ausgezeichneten Angebots erfreut sich das Hotel über eine hohe Auslastung das ganze Jahr über. Viele Gäste bedeutet aber auch viele Menschen, die möglichst schnell ein- und auschecken müssen - und das oft zur gleichen Zeit.
Die Lösung
Durch die Einführung von GuestStay können Gäste ihren Meldeschein vorab selbst online ausfüllen und müssen das nicht mehr an der Rezeption machen. Der Check-In Prozess ist dadurch deutlich verkürzt. In der letzten Nacht erhalten Gäste außerdem über GuestPay ihren Saldo und können die Rechnung gleich begleichen. So können auch Schlangen und lästiges Warten bei Check-Out vermieden werden.
Diese Änderungen sparen sowohl den Gästen als auch dem Team wertvolle Zeit. Diese Lösung half den Hotels auch, ihre Planung zu verbessern, die Ressourcen an der Rezeption neu einzuteilen und die Administrationsaufgaben zu reduzieren.
Die Ergebnisse
Die Einführung von GuestStay hat einige Veränderungen für das Classik Hotel Alexander Plaza mit sich gebracht.
Zum einen entfällt der Druck von Meldescheinen, was zu Einsparungen bei Papier und Druckkosten führt.
Zweitens wurde der Zeitaufwand beim Check-In und -Out weiter reduziert, was zu einer entspannten Atmosphäre am Rezeptionsdesk und mehr Gastinteraktion bei Anreise führt.
Der digitale Registrierungsprozess wurde sowohl von den Gästen als auch von den Hoteliers positiv bewertet, was zeigt, wie effektiv er zur Verbesserung des Gästeerlebnisses und zur Rationalisierung der Abläufe beiträgt.
Wir haben unsere digitale Gästereise dank Guestline sehr weiterentwickelt. Von der Buchung bis zur Abreise erhält der Gast ein konsistentes digitales Erlebnis und wir profitieren von akkurateren Daten und mehr Zeitersparnis.
Eric Neumann, General Manager Berlin, Classik Hotel Collection
Warum GuestStay?
Gäste kommen oft nach einer langen Reise oder einem stressigen Tag in einem Hotel an und möchten einchecken und sich entspannen. Der klassische Check-in-Prozess kann jedoch zeitaufwändig und frustrierend sein, was das Gesamterlebnis des Gastes beeinträchtigen kann.
Dank aktueller Technologieentwicklungen können Hotels nun ihren Gästen ein kontaktloses und ansprechendes Check-In/-Out Erlebnis bieten, das sowohl Gästen als auch dem Rezeptionsteam wertvolle Zeit spart.
Wir zeigen Ihnen, wie GuestStay Hoteliers helfen kann, einen herzlichen Empfang ohne Ablenkungen zu bieten und ein nahtloses, markenkonformes Erlebnis für Gäste von Anreise bis Abreise zu gewährleisten.
Ein reibungsloser Empfang
Der Check-In Prozess ist der erste Eindruck, den ein Gast von einem Hotel bekommt.
Lange Wartezeiten, gestresstes Personal und viel Papierkram können diesen Eindruck aber schnell trüben.
So kann GuestStay helfen, den Check-In Prozess zu rationalisieren und ein herzliches Willkommen ohne Ablenkung zu bieten:
- Digitaler Meldeschein
GuestStay ermöglicht es Hoteliers, die Abläufe zu rationalisieren, indem sie die Gäste bitten, ihren Meldeschein vor der Ankunft online auszufüllen, wodurch unnötiger Papierkram und Warteschlangen bei der Ankunft vermieden werden.
- Konsistente Erfahrung
GuestStay gewährleistet ein einheitliches und markengerechtes Check-In-Erlebnis, unabhängig von den Buchungskanälen der Gäste, indem wichtige Informationen zum Aufenthalt vor der Ankunft mitgeteilt werden.
Auf diese Weise fühlen sich die Gäste vom ersten Moment an sicher und wohl, wenn sie das Hotel betreten.
- Im Voraus planen
GuestStay ermöglicht es dem Housekeeping- und Rezeptionspersonal, im Voraus zu planen, indem es wichtige Reservierungs- und Profilinformationen erfasst, wie z.B. Anreisezeiten, zusätzliche Gäste und Notizen.
Diese Informationen geben den Mitarbeitern einen umfassenden Überblick über ihre Gäste und ermöglichen ihnen einen persönlichen und aufmerksamen Service.
- Ansicht in Echtzeit
GuestStay bietet eine genaue Echtzeit-Ansicht der Reservierungs- und Gästeprofil-Daten, die innerhalb der Guestline Plattform verfügbar sind.
- Meldeschein-Nachweis
GuestStay speichert automatisch die Meldescheine der Reservierungen im PMS und sendet den Gästen nach dem Check-In einen Registrierungsnachweis. Die Gäste können diese Informationen in ihrer Apple Wallet speichern, so dass sie jederzeit darauf zugreifen können.
- Auschecken
Am Tag der Abreise können die Gäste ihren Kontostand online überprüfen und abrechnen. Die papierlose Lösung von GuestPay spart Zeit, verbessert die Einnahmen und den Cashflow und verhindert fehlende Abrechnungen durch die Aktualisierung des Rechnungslinks in Echtzeit.
Zusätzlich sparen diese Online-Zahlungen dem Personal Zeit beim Check-Out-Prozess.
Prozess der Gästebindung
GuestStay bietet einen optimierten und ansprechenden Prozess zur Einbindung der Gäste, der die Effizienz des Hotelbetriebs maximiert und gleichzeitig ein personalisiertes und bequemes Erlebnis für die Gäste bietet.
Gästeinteraktion mit GuestStay
GuestStay bietet viele Möglichkeiten zur Interaktion mit den Gästen, die gleichzeitig auch die Effizienz des Hotelbetriebs maximieren.
So kann dieser Prozess mit GuestStay aussehen:
Anmeldung
Vor der Ankunft erhalten die Gäste eine E-Mail, um ihren Meldeschein auszufüllen, die Details wie ihre Kontaktinformationen, Zahlungsdetails und eventuelle Sonderwünsche zu hinterlegen.
Die vom Gast angegebenen Informationen werden automatisch im PMS aktualisiert, was sowohl dem Gast als auch dem Hotelpersonal Zeit spart. Zusätzlich stellt GuestStay die Einhaltung der Anforderungen von Meldepflicht, GDPR, PSD2 und PCI-DSS Level 1 sicher, indem es die Meldescheine rechtzeitig speichert und auch wieder löscht.
Bestätigung
Nach dem Einchecken erhalten die Gäste eine digitale Kopie ihres Meldescheins per E-Mail, die sie in ihrer Apple Wallet speichern können, um sie während ihres Aufenthaltes einfach wiederzufinden.
Auf diese Weise können die Gäste schnell und bequem auf ihre Daten zugreifen und bei Bedarf vorzeigen.
Transparenz
GuestStay ermöglicht es dem Hotelpersonal, den Kontostand der Gäste während ihres Aufenthalts über eine Live-Ansicht direkt im PMS zu überwachen. Auch die Gäste haben während des Aufenthalts die Möglichkeit, ihre aktuelle Rechnung online einzusehen.
So wird sichergestellt, dass alle Nebenleistungen wie Spa-Behandlungen, Zimmerservice oder Restaurantrechnungen genau nachverfolgt werden, so dass die Gäste den Überblick über ihre Ausgaben behalten und der Abrechnungsprozess transparent ist.
Zahlung
Am Tag der Abreise können die Gäste ihre Rechnungen online begleichen und müssen sich so nicht mehr am Rezeptionsdesk für den Check-Out anstellen. Darüber hinaus können Hotels durch die Straffung des Zahlungsprozesses Wartezeiten reduzieren, das Risiko von Zahlungsfehlern eliminieren und die Gästezufriedenheit verbessern.