Erfolgreiches Mitarbeiter-Onboarding in der Hotellerie: Warum der menschliche Faktor und moderne Systeme zusammengehören

Wie gewinnen Hotels heute motivierte Mitarbeitende und wie sorgen sie dafür, dass neue Kolleginnen und Kollegen langfristig im Unternehmen bleiben möchten? Ein entscheidender Baustein liegt im erfolgreichen Onboarding. Doch das Onboarding von gestern funktioniert heute nicht mehr: Die Generationen Y und Z haben andere Erwartungen, während Betriebe gleichzeitig mit Personalmangel, Sprachbarrieren und Zeitdruck zu kämpfen haben.

Um besser zu verstehen, was ein modernes Onboarding ausmacht, haben wir mit Gabriele Henkel von Henkel + Henkel – Die Wachstumsbegleiter gesprochen. Gabriele Henkel zeigt, wie Hotels mit klaren Strukturen, Wertschätzung und einer lebendigen Unternehmenskultur einen erfolgreichen Start ermöglichen können und damit die Basis für langfristige Bindung schaffen.

Gleichzeitig wird in vielen Häusern deutlich, dass selbst das beste menschliche Onboarding an Grenzen stößt, wenn die Arbeitsumgebung komplex, fehleranfällig oder technisch veraltet ist. Damit Onboarding nicht nur menschlich gut gelingt, sondern auch im Arbeitsalltag stabil funktioniert, braucht es Systeme, die Mitarbeitende entlasten statt überfordern.

Um diese zweite Seite zu beleuchten, haben wir zusätzlich mit Ahmed Seddik von Access Hospitality gesprochen – und darüber, wie moderne Hoteltechnologie einen reibungslosen Start unterstützt und den Onboarding-Prozess nachhaltig erleichtert.

Onboarding ist längst Teil der Arbeitgebermarke

Gabriele Henkel bringt es auf den Punkt: Gerade die jüngeren Generationen, die jetzt in den Arbeitsmarkt eintreten, erwarten mehr als die bloße Übergabe von Uniform und Dienstplan. Sie möchten sich wirklich willkommen fühlen – nicht als Nummer, sondern als Persönlichkeit mit eigener Geschichte und Ideen. Es geht um Zugehörigkeit, Wertschätzung und echte Integration, nicht nur um das Vermitteln von Fakten. Wer Onboarding als reines Pflichtprogramm betrachtet, riskiert, motivierte Talente schnell zu verlieren.

Dazu gehören einfache, aber entscheidende Fragen:

• Wer ist mein Ansprechpartner?
• Was wird konkret von mir erwartet?
• Wie offen darf ich sein, ohne negativ aufzufallen?

Gabriele Henkel betont zusätzlich: „Neue Teammitglieder erkennen sofort, ob ein Onboarding ernst gemeint ist oder nur eine Pflichtübung.“ Sie erwarten nicht nur Informationen, sondern echtes Interesse und regelmäßiges Feedback ab Tag eins. Auch sprachliche und kulturelle Unterschiede, Unsicherheiten und verschiedene Lerngeschwindigkeiten – all das muss aktiv berücksichtigt werden.

Ihr Grundsatz lautet:

„Lieber einmal mehr nachfragen, wie es läuft, als einmal zu wenig.“

Viele Hoteliers sagen, sie hätten kaum Zeit für große Programme. Doch Gabriele Henkel macht deutlich: Gutes Onboarding braucht keine Show, sondern Klarheit, Struktur und eine authentische Haltung.

Gabrieles empfohlener Fahrplan:

• Pre-boarding: Kontakt halten, Orientierung geben, Vorfreude schaffen
• Tag 1: Ankommen lassen, begrüßen, Überblick geben
• Woche 1: Reflexion, erste Routinen etablieren
• Woche 2: Routinen entstehen lassen
• Monat 1: Aufgaben sind bekannt und werden weitgehend selbstständig ausgeführt
• Monat 2: Aufgaben sind etabliert, es gibt Raum für Rückfragen und Weiterentwicklung
• Monat 3: Aufgaben werden sicher und Mitarbeiter fühlt sich angekommen

Wichtig ist, der Plan ist nur die Basis. Entscheidend ist der Ton im Alltag: kurze Gespräche, ein offenes Ohr, ein Moment der Aufmerksamkeit.

Ein gutes Onboarding braucht mehr als Checklisten – es braucht Struktur und eine Haltung, die ehrlich und spürbar ist. Offenheit im Team und Führungskräfte, die sich Zeit für Gespräche und Feedback nehmen, sind entscheidend. Die Verantwortung liegt nicht allein bei HR: Nur wenn alle im Team bereit sind, neue Kolleginnen und Kollegen aktiv einzubinden, entsteht eine Kultur, in der neue Mitarbeitende bleiben möchten.

Wie viel Kontakt braucht gute Führung im Onboarding?

Gabriele Henkel betont: Schon wenige Minuten Aufmerksamkeit pro Tag sind günstiger als die Folgen eines misslungenen Starts.

• In der ersten Woche: tägliche kurze Touchpoints
• Danach: wöchentliche Gespräche, bis die Integration spürbar gelingt

Das muss kein großer Aufwand sein. Oft reichen einfache Fragen wie:
„Wie geht es dir? Gibt’s offene Punkte? Was hat heute gut funktioniert? Wobei können wir dich unterstützen?“

Mehr Zeit für das Menschliche: Wie Technologie das Onboarding zusätzlich erleichtert

Onboarding von Mitarbeitenden ist heute längst nicht mehr nur ein menschlicher Prozess, auch digitale Lösungen sind ein zentraler Erfolgsfaktor. Tools wie Checklisten, Videos, Übersetzungen, digitale Buddy-Systeme oder sogar VR-Trainings erleichtern den Einstieg und reduzieren Fehler. Entscheidend ist jedoch der Einsatz moderner, effizienter Technologie, die den gesamten Prozess strukturiert und intuitiv gestaltet.

Ahmed Seddik, Head of Professional Services DACH bei Access Hospitality, macht deutlich, wie essentiell der richtige technologische Rahmen für die tägliche Arbeit im Hotel ist: „Moderne Hoteltechnologie schafft nicht nur operative Effizienz, sondern trägt unmittelbar zur Motivation und Zufriedenheit des Teams bei.“

Doch die Realität sieht oft anders aus: Neue Kolleginnen und Kollegen stoßen auf fragmentierte Systeme, fehlende Transparenz und unnötige Komplexität. Das führt zu Frustration und mindert die Chance auf langfristige Bindung erheblich.

Ein modernes Property Management System (PMS) zählt als das Herzstück eines Hotels. Ist es leicht verständlich und intuitiv, reduziert es Stress und schenkt Mitarbeitenden Zeit für wichtige Dinge: Gastgeber sein – und neue Teammitglieder erfolgreich einzuarbeiten.

Moderne Systeme erleichtern nicht nur den Einstieg, sondern schaffen Transparenz über alle Abteilungen hinweg. Digitale Checklisten und automatisierte Workflows sorgen dafür, dass nichts vergessen wird – ganz ohne aufwendige Erklärungen. 

Seddik betont:

„Führungskräfte erhalten automatisch Sichtbarkeit über Prozesse und Fortschritt, ohne ständig nachfragen zu müssen. Das Team arbeitet zuverlässiger und sicherer.“

Der Schlüssel liegt in benutzerfreundlicher Software, die den Arbeitsalltag leichter und sicherer macht.

Wenn Systeme intuitiv sind und automatisierte Prozesse gut durchdacht sind, entsteht ein großer Mehrwert: „Das Team kann sich auf die menschliche Seite des Services konzentrieren, während die Technik im Hintergrund zuverlässig funktioniert. Das trägt direkt zu langfristiger Mitarbeiterbindung bei.“

Das Zusammenspiel zählt: Erfolgreiches Onboarding entsteht dort, wo Mensch, Struktur und Technologie ineinandergreifen. Während Gabriele Henkel die menschliche Seite beleuchtet, macht Ahmed Seddik deutlich, wie entscheidend auch moderne, intuitive Systeme für ein reibungsloses Onboarding in der Hotellerie sind.

Gabriele Henkel ergänzt:

„Technik beantwortet das Wie. Menschen beantworten das Warum.“

Ein gelungenes Onboarding entscheidet darüber, ob Menschen bleiben, wachsen und Verantwortung übernehmen. Technologie vereinfacht Prozesse und unterstützt das Team – aber sie ersetzt nicht Kultur, Haltung und Menschlichkeit.

Gemeinsam jedoch sorgen beide dafür, dass neue Mitarbeitende:

• schneller sicher arbeiten
• weniger Fehler machen
• sich gesehen fühlen, da mehr Zeit für das Zwischenmenschliche bleibt
• langfristig im Unternehmen bleiben wollen

Fazit: Onboarding als Schlüssel für Erfolg und Bindung

Eine gute Einarbeitung ist kein Luxus. Sie ist einer der stärksten Hebel gegen Personalmangel – und die Basis für gelebte Gastfreundschaft. Wer neue Mitarbeitende vom ersten Tag an strukturiert, wertschätzend und mit den richtigen Tools begleitet, legt den Grundstein für Motivation und langfristige Bindung. Hotels, die beides verbinden – Menschlichkeit und moderne Systeme –, gewinnen nicht nur engagierte Mitarbeitende, sondern auch zufriedene Gäste.

Erfahren Sie, wie Access Hospitality mit smarter Hoteltechnologie Ihren Alltag effizienter macht und Ihre Prozesse vereinfacht – für mehr Zeit, weniger Stress und zufriedene Teams.

Sie möchten Ihr Mitarbeiter-Onboarding professionalisieren?

Als Wachstumsbegleiterin unterstützt Organisationsberaterin Gabriele Henkel Hotels dabei, Strukturen und Prozesse neu zu ordnen und eine lebendige, werteorientierte Unternehmenskultur zu etablieren, die Mitarbeitende langfristig begeistert und bindet.   Mit ihrem Programm „Onboarding Next Level“ hilft sie Hotels, systematische und zugleich menschliche Onboarding-Prozesse zu etablieren. Von der Analyse der aktuellen Situation über die Entwicklung individueller Konzepte bis zur Implementierung im Team.   Website: Henkel + Henkel - Die Wachstumsbegleiter